Thanh toán hợp đồng xây dựng không chỉ là phép nhân khối lượng với đơn giá. Quyền nhận tiền hình thành từ công việc đã thực hiện, điều kiện thanh toán đã thỏa thuận và hồ sơ chứng minh việc đáp ứng các điều kiện đó. Khi ba yếu tố này không thống nhất, nhà thầu có thể hoàn thành công việc nhưng khoản tiền yêu cầu vẫn chưa được xác định đầy đủ; ngược lại, bên giao thầu cũng không được viện một thủ tục chưa đến thời điểm thực hiện để trì hoãn nghĩa vụ đã đến hạn.
Bài viết phân tích cách xác định khoản thanh toán theo Nghị định 210/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026. Trọng tâm là quan hệ giữa nghiệm thu, hình thức giá, hồ sơ hợp lệ và thời hạn trả tiền, qua đó phân biệt thanh toán trong quá trình thực hiện với quyết toán khi kết thúc hợp đồng.
1. Xác định chế độ áp dụng trước khi tính thời hạn
Điều 28 Nghị định 210 quy định nghĩa vụ thanh toán chung, đồng thời dành khoản 4 cho hợp đồng thuộc dự án đầu tư công và dự án PPP. Vì vậy, mốc tối đa 14 ngày làm việc tại điểm l khoản 4 không phải thời hạn mặc nhiên áp dụng cho mọi hợp đồng xây dựng tư nhân. Với dự án tư nhân, thời hạn thanh toán được xác định theo thỏa thuận và pháp luật áp dụng; bên giao thầu vẫn có nghĩa vụ trả đầy đủ, đúng hạn theo khoản 5 Điều 28.
Đối với hợp đồng đã giao kết và đang thực hiện trước ngày 01/7/2026, Điều 33 đặt ra cơ chế chuyển tiếp riêng. Hợp đồng đầu tư công, PPP tiếp tục theo quy định về hợp đồng xây dựng và đấu thầu trước ngày nghị định có hiệu lực, trừ trường hợp khoản 7 Điều 95 Luật Xây dựng. Với dự án khác, các bên xem xét, thỏa thuận áp dụng nghị định mới; nếu không thống nhất thì thực hiện pháp luật tại thời điểm giao kết. Một hồ sơ thanh toán nộp sau ngày 01/7 không tự làm thay đổi chế độ của hợp đồng cũ.
2. Nghiệm thu xác nhận công việc, điều khoản thanh toán xác định khoản phải trả
Nghiệm thu và thanh toán có quan hệ chặt chẽ nhưng không đồng nhất. Biên bản nghiệm thu xác nhận kết quả công việc theo nội dung và phạm vi của biên bản. Để chuyển kết quả đó thành khoản phải trả, các bên còn xác định mốc thanh toán, hình thức giá, tỷ lệ hoặc đơn giá áp dụng, phần tạm ứng phải thu hồi và những khoản giảm trừ có căn cứ.
Chẳng hạn, hợp đồng quy định thanh toán theo giai đoạn hoàn thành phần kết cấu. Biên bản nghiệm thu một cấu kiện riêng lẻ là chứng cứ chất lượng của công việc đó, nhưng chưa tự chứng minh toàn bộ giai đoạn đã hoàn thành. Ngược lại, khi giai đoạn thanh toán đã hoàn thành và hồ sơ đã đáp ứng hợp đồng, yêu cầu chờ nghiệm thu toàn bộ công trình phải có căn cứ trong cơ chế thanh toán đã thống nhất. Bên giao thầu không thể tự bổ sung điều kiện này chỉ bằng một hướng dẫn nội bộ ban hành sau đó.
Sự phân biệt trên cũng giải thích vì sao người ký xác nhận chất lượng không đương nhiên có quyền quyết định mọi khoản tiền. Phạm vi đại diện và nhiệm vụ của tư vấn, ban quản lý dự án, người phê duyệt thanh toán phải được xác định trong hợp đồng và văn bản giao nhiệm vụ tương ứng.
3. Hình thức giá quyết định cách chứng minh giá trị thanh toán
Đối với dự án đầu tư công, PPP, điểm c khoản 4 Điều 28 quy định hợp đồng trọn gói thanh toán theo tỷ lệ phần trăm giá hợp đồng hoặc giá công trình, hạng mục, khối lượng công việc tương ứng với giai đoạn đã thỏa thuận. Bên thanh toán không được yêu cầu xác nhận khối lượng hoàn thành chi tiết, trừ khối lượng phát sinh ngoài phạm vi hợp đồng. Khoản 2 Điều 29 vẫn đòi hỏi biên bản nghiệm thu xác nhận công việc hoàn thành phù hợp phạm vi đã giao kết. Như vậy, không đo lại chi tiết để trả tiền không có nghĩa là bỏ chứng cứ hoàn thành.
Hợp đồng đơn giá cố định hoặc đơn giá điều chỉnh áp dụng cách xác định khác. Theo điểm d khoản 4 Điều 28, giá trị thanh toán dựa trên khối lượng thực tế hoàn thành được nghiệm thu của từng lần và đơn giá hợp đồng hoặc đơn giá đã sửa đổi đúng thỏa thuận. Với đơn giá điều chỉnh, hồ sơ còn có bảng tính đơn giá, giá đã điều chỉnh theo khoản 4 Điều 29. Bảng xác nhận khối lượng đúng nhưng sử dụng sai kỳ giá vẫn có thể dẫn đến sai số tiền.
Hợp đồng theo thời gian, chi phí cộng phí hoặc kết quả đầu ra có chứng từ tương ứng với cơ chế giá của mình. Một bộ biểu mẫu dùng chung cho mọi gói thầu dễ làm mất dữ liệu thực sự quyết định giá trị. Riêng hợp đồng giá kết hợp, từng cấu phần được thanh toán theo hình thức giá tương ứng, thay vì áp một cách tính cho toàn bộ hợp đồng.
4. Hồ sơ hợp lệ phải chứng minh đúng kỳ và đúng số tiền
Khoản 1 Điều 29 giao bên nhận thầu lập hồ sơ phù hợp loại hợp đồng, giá hợp đồng và thỏa thuận; đại diện bên giao thầu hoặc tư vấn, nếu có, cùng đại diện bên nhận thầu xác nhận. Thành phần chủ yếu tại các khoản 2–12 áp dụng cho hợp đồng đầu tư công, PPP. Từ cơ cấu này, một đề nghị thanh toán có sức thuyết phục phải nối được công việc, xác nhận hoàn thành và bảng giá trị của chính kỳ đề nghị.
Bảng tính nên tách giá trị công việc trong hợp đồng, phát sinh, điều chỉnh giá, thu hồi tạm ứng và những khoản giảm trừ khác. Số đã thanh toán của kỳ trước phải thống nhất với số lũy kế kỳ này. Cách trình bày này giúp phát hiện việc thu hồi tạm ứng hai lần hoặc tính một công việc vừa trong phạm vi gốc, vừa trong phần phát sinh. Đây là biện pháp kiểm soát số liệu, không làm phát sinh thêm điều kiện trả tiền ngoài hợp đồng.
Khi hồ sơ thiếu, phản hồi của bên giao thầu nên chỉ rõ tài liệu hoặc nội dung chưa đáp ứng và căn cứ của yêu cầu. Khoản 14 Điều 29 cấm đặt yêu cầu hồ sơ trái thỏa thuận và nghị định nhằm cản trở thanh toán. Vì vậy, một yêu cầu bổ sung chỉ ghi “chưa đủ thủ tục” không giải thích được thiếu sót nào cần khắc phục và dễ làm phát sinh tranh chấp về ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
5. Ngày nhận hồ sơ và ngày đến hạn là hai mốc riêng
Đối với hợp đồng đầu tư công, PPP thuộc cơ chế mới, thời hạn tối đa 14 ngày làm việc bắt đầu khi bên giao thầu nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo hợp đồng, trừ trường hợp tại điểm m khoản 4 Điều 28. Quy định riêng này dẫn tới điều ước quốc tế và quy trình thanh toán vốn đối với hợp đồng sử dụng vốn ODA, vốn vay của tổ chức tín dụng nước ngoài. Không nên gộp mọi nguồn vốn vào một lịch trả tiền duy nhất.
Nhà thầu có lợi ích trực tiếp trong việc lưu chứng cứ giao nhận: văn bản chuyển hồ sơ, danh mục tài liệu, xác nhận của người nhận hoặc dấu vết gửi nhận theo phương thức hợp đồng công nhận. Khi có bổ sung, bản bổ sung nên chỉ rõ hồ sơ gốc và nội dung đã hoàn thiện. Những chứng cứ này giúp xác định mốc thời gian; chúng không biến bộ hồ sơ còn thiếu điều kiện thực chất thành hồ sơ hợp lệ.
Bên giao thầu cũng phải tổ chức khâu kiểm tra, phê duyệt và chuyển tiền phù hợp thời hạn đã cam kết. Việc hồ sơ đi qua nhiều bộ phận nội bộ không tự tạo thêm một thời hạn thanh toán bên ngoài hợp đồng.
6. Tạm thanh toán và quyết toán không thay thế nghĩa vụ từng kỳ
Điểm b khoản 4 Điều 28 cho phép tạm xác định giá trị trên cơ sở đơn giá, giá hợp đồng tại thời điểm giao kết khi đến kỳ thanh toán nhưng chưa đủ dữ liệu điều chỉnh giá hoặc chưa đủ thời gian xác định chất lượng sản phẩm. Khoản 12 Điều 29 giới hạn việc tạm xác nhận vào chính tài liệu chưa đủ điều kiện; tài liệu đã đủ điều kiện vẫn phải đầy đủ theo hợp đồng và nghị định. Cơ chế này không cho phép bỏ qua toàn bộ hồ sơ hoặc coi số tạm tính là giá trị cuối cùng.
Quyết toán hợp đồng theo Điều 30 xác định giá trị khi hoàn thành. Riêng thành phần hồ sơ đầu tư công, PPP tại khoản 2 Điều này có bảng giá trị phản ánh phần đã thanh toán, tạm thanh toán và phần còn lại. Bởi vậy, khi hợp đồng đã quy định thanh toán từng kỳ, việc chưa lập quyết toán cuối cùng không tự xóa nghĩa vụ của những kỳ đã đến hạn. Ngược lại, khoản thanh toán cuối gắn với hồ sơ quyết toán được xử lý theo đúng điều kiện riêng đã thỏa thuận.
Khi chậm thanh toán, khoản 5 Điều 28 đặt trách nhiệm trả lãi trên số tiền chậm trả tương ứng thời gian chậm. Việc tính lãi bắt đầu từ khoản nợ đã đến hạn, chứ không đơn thuần từ ngày nhà thầu gửi đề nghị. Phân biệt đúng hai thời điểm giúp tránh cả yêu cầu lãi quá sớm lẫn việc kéo dài nợ bằng những lần chuyển hồ sơ nội bộ.
Thanh toán hợp đồng xây dựng được giải quyết chắc chắn khi công việc, căn cứ giá và thời điểm đến hạn cùng có chứng cứ thống nhất. Hợp đồng rõ và hồ sơ đúng giúp các bên trả đúng giá trị từng kỳ, đồng thời giữ được căn cứ xử lý những khoản chưa thống nhất khi quyết toán.
Bình luận