Minh họa các nội dung yêu cầu, lập luận, thỏa thuận.
Chuẩn bị thương lượng tranh chấp quyết định cuộc họp có tạo ra kết quả thực hiện được hay chỉ lặp lại quan điểm cũ. Trong xây dựng, các bên thường cùng có một tập hồ sơ lớn nhưng hiểu khác nhau về nghĩa vụ, khối lượng hoặc nguyên nhân chậm. Người chuẩn bị phải xác định đúng câu hỏi còn bất đồng, chứng cứ trả lời câu hỏi ấy và phương án mà người có thẩm quyền có thể chấp thuận.
Cơ sở pháp lý của thương lượng
Khoản 5 Điều 86 Luật Xây dựng 135/2025/QH15 ghi nhận tự thương lượng là một phương thức xử lý tranh chấp. Khoản 1 Điều 17 Nghị định 210/2026/NĐ-CP yêu cầu tôn trọng thỏa thuận hợp đồng, các cam kết trong thực hiện, bảo đảm khách quan, bình đẳng và hợp tác. Cơ chế thương lượng vì vậy phải gắn với quyền, nghĩa vụ đã xác lập.
Các quy định này thuộc khung có hiệu lực từ 01/7/2026; hợp đồng chuyển tiếp chịu khoản 7 Điều 95 của luật và Điều 33 Nghị định 210. Với đầu tư công, PPP, nội dung thỏa thuận còn phải nằm trong thẩm quyền, giới hạn sửa đổi và quản lý vốn áp dụng. Người đại diện đến họp không thể dùng thiện chí giải quyết tranh chấp để bỏ qua những giới hạn đó.
Khoanh vấn đề cần quyết định
Hồ sơ thương lượng nên mở đầu bằng phần hai bên đã thống nhất, sau đó xác định từng bất đồng. Chẳng hạn, hai bên cùng xác nhận đã thi công 500 mét đường ống nhưng khác nhau về việc đơn giá có bao gồm thử áp. Khi ấy, tranh luận cần tập trung vào nội dung đơn giá, hồ sơ hợp đồng và cách thực hiện; đo lại toàn bộ tuyến có thể không giải quyết được vấn đề chính.
Việc phân biệt yêu cầu và tranh chấp giúp loại các nội dung mới chỉ đang chờ thông tin. Người lập hồ sơ ghi riêng sự kiện, điều khoản viện dẫn, kết quả yêu cầu và lý do phản đối. Mỗi khoản phải trả lời được: quyết định nào sẽ kết thúc bất đồng này? Nếu câu trả lời còn mơ hồ, hồ sơ cần được thu gọn và làm rõ trước cuộc họp.
Tổ chức chứng cứ để kiểm tra được lập luận
Một bộ hồ sơ hiệu quả gồm bản tóm tắt diễn biến, danh mục vấn đề và tài liệu gốc được dẫn chiếu. Hợp đồng, bản vẽ, chỉ dẫn, nhật ký, nghiệm thu, thư điện tử và bảng tính phải có ngày, phiên bản và nguồn nhận diện. Người tham dự cần đi từ nhận định tới tài liệu chứng minh mà không phải dò hàng trăm trang không liên quan.
Chứng cứ bất lợi cũng phải được đưa vào đánh giá nội bộ. Nếu nhà thầu đề nghị chi phí chờ mặt bằng nhưng nhật ký cho thấy máy đồng thời phục vụ công việc khác, bảng tính phải xử lý khoảng trùng. Nếu chủ đầu tư cho rằng công việc là sửa lỗi nhưng trước đó đã yêu cầu thay tiêu chuẩn, đội thương lượng phải giải thích được hai tài liệu. Bỏ qua mâu thuẫn khiến phương án thiếu sức thuyết phục.
Nhóm chuẩn bị giữ đầy đủ chuỗi thư điện tử và tệp đính kèm, xác định nội dung và thẩm quyền của người gửi. Một thư xác nhận nhận hồ sơ có giá trị khác thư chấp thuận giá, thời gian hoặc từ bỏ yêu cầu. Khi tranh luận về chất lượng, đội thương lượng đối chiếu phiên bản tiêu chuẩn kỹ thuật được đưa vào hợp đồng với hồ sơ giao kết và các chỉ dẫn sau đó.
Xây dựng phương án và giới hạn chấp thuận
Mỗi bên nên lượng hóa phương án tiếp tục tranh chấp và phương án thỏa thuận: số tiền, thời điểm thu hoặc trả, công việc còn lại, chi phí xử lý và ảnh hưởng tiến độ. Đây là công cụ ra quyết định, không phải phép tính thay thế căn cứ pháp lý. Một khoản yêu cầu có chứng cứ yếu phải được nhận diện trước khi xác định mức đề nghị cuối cùng.
Phương án thương lượng có thể kết hợp trả ngay phần không tranh chấp, trả dần phần đã xác nhận, thay đổi trình tự công việc hoặc hoàn thiện chứng từ còn thiếu. Mỗi lựa chọn phải xác định nghĩa vụ đối ứng. Nếu nhà thầu giảm một phần yêu cầu để được thanh toán sớm, thỏa thuận cần nói rõ việc giảm có phụ thuộc vào thanh toán đúng hạn hay có hiệu lực ngay khi ký.
Bên giao thầu thuộc đầu tư công, PPP phải đối chiếu phương án làm thay đổi hợp đồng với khoản 3 Điều 84 và khoản 4 Điều 22 Nghị định 210. Khi cần điều chỉnh hồ sơ dự án, thiết kế hoặc chi phí, phải thực hiện đúng trình tự. Một biên bản ghi “hai bên đồng ý” chưa tự khắc phục việc người ký không có quyền quyết định nội dung đó.
Chuẩn bị người tham dự và lịch bảo vệ quyền
Mỗi bên bố trí người hiểu hiện trường, người tính giá và người có quyền quyết định hoặc trình quyết định tham gia thương lượng. Văn bản ủy quyền xác định quyền đề xuất, chấp thuận số tiền, ký sửa đổi và cam kết thanh toán. Trước cuộc họp, mỗi bên đối chiếu các quyền này với căn cứ về đại diện và ủy quyền ký hợp đồng của người tham dự.
Các bên cũng phải giữ lịch thủ tục giải quyết tranh chấp. Việc đang thương lượng không tự động dừng hoặc kéo dài thời hiệu. Điều 157 Bộ luật Dân sự 2015 quy định những sự kiện bắt đầu lại thời hiệu khởi kiện vụ án dân sự; sự kiện thực tế phải đáp ứng đúng điều kiện. Thư mời họp đơn phương chưa chứng minh bên kia đã thừa nhận nghĩa vụ.
Người phụ trách xác định trước ngày cần chuyển sang thủ tục tiếp theo nếu thương lượng chưa đạt kết quả. Đồng thời, khoản 2 Điều 17 Nghị định 210 yêu cầu các bên tiếp tục công việc không bị tranh chấp ảnh hưởng, trừ những ngoại lệ được quy định; lịch thương lượng không phải lý do chung để công trường ngừng hoạt động.
Ghi kết quả thành nghĩa vụ thực hiện được
Biên bản cần phân biệt nội dung đã chốt với đề xuất còn phải xin ý kiến. Khi đạt thỏa thuận, văn bản phải xác định công việc, số tiền, thuế nếu có, thời hạn, điều kiện thanh toán, người thực hiện và hậu quả vi phạm. Nếu giải quyết một phần, phần còn lại phải được mô tả cụ thể để tránh một câu “kết thúc mọi tranh chấp” xóa đi yêu cầu chưa thương lượng.
Thỏa thuận tự thương lượng không tự mang hiệu lực cưỡng chế như bản án hoặc phán quyết trọng tài. Các bên cần lựa chọn hình thức phù hợp, ký đúng thẩm quyền và quy định cách xử lý khi không thực hiện. Khi văn bản sửa nội dung hợp đồng, Điều 84 yêu cầu thực hiện trong thời gian hợp đồng có hiệu lực. Thỏa thuận giải quyết khoản nợ sau khi hợp đồng kết thúc cần xác định tư cách giao dịch dân sự tương ứng; không gọi mọi văn bản dàn xếp là phụ lục sửa đổi hợp đồng.
Kết luận
Thương lượng có cơ hội thành công khi hồ sơ làm rõ bất đồng, phương án phản ánh lợi ích thực tế và người tham dự có đủ quyền quyết định. Kết quả cần trở thành nghĩa vụ cụ thể, đồng thời giữ rõ những yêu cầu còn bảo lưu. Chuẩn bị như vậy giúp các bên biết mình đang chấp thuận điều gì và có thể thực hiện cam kết sau cuộc họp.
Bình luận