Nghĩa vụ thanh toán khi phát sinh tranh chấp về chất lượng thi công

Trong một tình huống giả định, chủ đầu tư phát hiện dấu hiệu thấm nước tại một hạng mục trị giá 500 triệu đồng và giữ toàn bộ tiền của kỳ thanh toán, kể cả 3 tỷ đồng thuộc các hạng mục khác đã nghiệm thu và đến hạn. Nhà thầu phản đối vì cho rằng lỗi chống thấm chỉ liên quan đến một phần công việc. Để giải quyết bất đồng, các bên phải xác định đồng thời nguyên nhân kỹ thuật, trách nhiệm khắc phục và căn cứ giữ từng khoản tiền.

Trách nhiệm bảo đảm chất lượng và nghĩa vụ thanh toán có căn cứ riêng, nhưng liên hệ với nhau thông qua điều kiện nghiệm thu và thỏa thuận trả tiền. Nhà thầu phải khắc phục khiếm khuyết thuộc trách nhiệm của mình; chủ đầu tư phải thanh toán khoản đã đến hạn, trừ phần có căn cứ hợp đồng hoặc pháp luật cho phép xử lý khác. Vì vậy, phạm vi ảnh hưởng của lỗi và điều kiện thanh toán từng hạng mục quyết định phần tiền mà nhà thầu có quyền yêu cầu.

1. Xác định công việc có khiếm khuyết và quy định quản lý chất lượng áp dụng

Các điều 22, 23 và 24 Nghị định 207/2026/NĐ-CP phân biệt nghiệm thu công việc xây dựng, nghiệm thu giai đoạn hoặc bộ phận và nghiệm thu hoàn thành hạng mục, công trình. Do mỗi cấp nghiệm thu có mục đích riêng, biên bản xác nhận một công việc đã hoàn thành giúp chứng minh công việc ấy, còn việc sử dụng cả công trình phải được xem xét cùng điều kiện của cấp nghiệm thu và yêu cầu quản lý chất lượng liên quan. Nghị định 207/2026/NĐ-CP

Khi nhận phản ánh chất lượng, ban dự án cần xác định vị trí, hiện tượng, tiêu chuẩn hoặc yêu cầu thiết kế bị cho là vi phạm, người phát hiện và thời điểm phát hiện. Kết luận rằng công trình không đạt chất lượng phải dựa vào dữ liệu kỹ thuật xác định được. Một thư phản ánh chung có thể là căn cứ để tổ chức kiểm tra, nhưng việc quy trách nhiệm và quyết định giá trị được giữ lại đòi hỏi thêm hồ sơ.

Việc lựa chọn pháp luật phải phân biệt quan hệ hợp đồng với thủ tục quản lý chất lượng. Khoản 7 Điều 95 Luật Xây dựng 2025 và Điều 33 Nghị định 210/2026/NĐ-CP điều chỉnh chuyển tiếp về hợp đồng ký trước ngày 01/7/2026. Đối với quy trình chất lượng, hồ sơ đã tiếp nhận và thủ tục nghiệm thu, các bên phải áp dụng Điều 52, Điều 53 Nghị định 207. Kết luận về quy định chuyển tiếp của hợp đồng vì thế phải tách khỏi kết luận về thủ tục chất lượng đang áp dụng. Luật Xây dựng 135/2025/QH15 Nghị định 210/2026/NĐ-CP Nghị định 207/2026/NĐ-CP

Đối với công việc đã thi công và nghiệm thu theo quy định cũ, tài liệu lập đúng tại thời điểm đó tiếp tục có ý nghĩa chứng minh sự kiện. Bên phản đối phải chỉ ra khuyết tật cụ thể về nội dung hoặc thủ tục của hồ sơ. Trách nhiệm đối với khiếm khuyết có căn cứ phát hiện sau này vẫn phải được xác định cả khi các bên đã ký biên bản nghiệm thu.

2. Chứng minh riêng khoản tiền đến hạn và khiếm khuyết chất lượng

Khoản 2 Điều 87 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 đặt việc thanh toán trong thỏa thuận về phương thức, thời hạn, hồ sơ và điều kiện thanh toán, đồng thời quy định trách nhiệm thanh toán đầy đủ, đúng hạn cho từng lần theo phạm vi điều luật. Các yêu cầu về thanh toán và hồ sơ được quy định chi tiết tại Điều 28, Điều 29 Nghị định 210. Từ những căn cứ này, nhà thầu muốn đòi tiền phải chỉ ra mình đã hoàn thành điều kiện nào của kỳ thanh toán đang yêu cầu. Luật Xây dựng 135/2025/QH15 Nghị định 210/2026/NĐ-CP

Hồ sơ chứng minh khoản đến hạn thường gồm hợp đồng, bảng phân chia kỳ thanh toán, biên bản nghiệm thu của kỳ, chứng từ gửi nhận hồ sơ và phản hồi của bên giao thầu. Bảng xác định số tiền phải thể hiện giá trị sau thu hồi tạm ứng và khoản giữ lại. Mỗi dòng trong bảng tổng hợp do nhà thầu lập nên dẫn đến tài liệu xác nhận và điều khoản quy định ngày đến hạn để người kiểm tra đối chiếu được.

Chủ đầu tư phản đối chất lượng phải tổ chức nhóm hồ sơ khác: mô tả lỗi, kết quả kiểm tra, tiêu chuẩn thiết kế, nguyên nhân, phạm vi ảnh hưởng, thông báo yêu cầu sửa chữa và chi phí khắc phục. Theo Điều 91 Bộ luật Tố tụng dân sự, mỗi bên có trách nhiệm chứng minh cho yêu cầu hoặc sự phản đối của mình trong phạm vi luật quy định. Chủ đầu tư có quyền yêu cầu sửa lỗi; việc yêu cầu ấy không làm mất trách nhiệm chứng minh lý do phản đối khoản tiền. Bộ luật Tố tụng dân sự 92/2015/QH13

Người rà soát phải chỉ ra quan hệ giữa tài liệu chất lượng và điều kiện thanh toán của từng khoản. Nếu 3 tỷ đồng được trả theo nghiệm thu một hạng mục độc lập, chủ đầu tư phải giải thích lỗi ở khu vực khác ảnh hưởng thế nào đến điều kiện thanh toán khoản này. Nếu hợp đồng yêu cầu nghiệm thu một hệ thống vận hành đồng bộ và lỗi khiến hệ thống chưa thể nghiệm thu, căn cứ xem xét việc trả tiền sẽ khác. Chính mối liên hệ đó quyết định phạm vi yêu cầu thanh toán có cơ sở.

3. Phân biệt điều kiện thanh toán với căn cứ khấu trừ tiền bồi thường

Chủ đầu tư phải phân biệt hai căn cứ xử lý tiền. Khi điều kiện thanh toán chưa hoàn thành, vấn đề cần xác định là khoản tiền đã đến hạn hay chưa. Khi thừa nhận khoản tiền đã đến hạn nhưng yêu cầu trừ chi phí sửa lỗi, chủ đầu tư phải chứng minh quyền khấu trừ hoặc bù trừ và nghĩa vụ đối ứng. Việc xác định rõ căn cứ giúp các bên tập trung chứng minh đúng vấn đề đang tranh chấp. Bộ luật Dân sự 2015 – Điều 278, Điều 378, Điều 379 Nghị định 210/2026/NĐ-CP – Điều 28, Điều 29

Điều 378 Bộ luật Dân sự quy định việc bù trừ khi các bên có nghĩa vụ về tài sản cùng loại đối với nhau và các nghĩa vụ cùng đến hạn. Điều 379 loại trừ những trường hợp luật nêu, trong đó có nghĩa vụ đang có tranh chấp. Vì vậy, một dự toán sửa chữa do chủ đầu tư tự lập và đang bị nhà thầu phản đối chưa thể được sử dụng như một khoản nợ đối ứng đã được xác lập chắc chắn để đơn phương bù trừ theo cơ chế này. Bộ luật Dân sự 2015

Trường hợp hợp đồng quy định cơ chế giữ lại hoặc khấu trừ riêng, chủ đầu tư phải viện dẫn đúng điều khoản và thực hiện thủ tục đã thỏa thuận. Những thủ tục này có thể gồm thông báo, xác định chi phí, dành thời hạn khắc phục và xác nhận kết quả. Luật sư kiểm tra hiệu lực, phạm vi của điều khoản và chứng cứ thực hiện từng thủ tục trước khi kết luận về quyền khấu trừ.

Khoản 2 Điều 86 Luật Xây dựng 2025 thừa nhận bồi thường trên cơ sở thiệt hại thực tế và mức thiệt hại định trước theo điều kiện của điều luật. Với yêu cầu bồi thường thiệt hại thực tế, bên yêu cầu phải chứng minh thiệt hại, quan hệ nhân quả và các yếu tố làm phát sinh trách nhiệm. Với mức thiệt hại định trước, các bên phải xác định thỏa thuận, sự kiện làm phát sinh nghĩa vụ, phạm vi và cách tính. Khoản được gọi là chi phí khắc phục vẫn phải được phân loại theo những căn cứ này. Luật Xây dựng 135/2025/QH15 Bộ luật Dân sự 2015 – Điều 360–363

Đối với phần tiền giữ lại bảo hành, mục đích bảo đảm và điều kiện sử dụng phải được xác định riêng theo Điều 20 Nghị định 210 và Điều 32, Điều 33 Nghị định 207. Chủ đầu tư sử dụng tiền này để xử lý trách nhiệm bảo hành phải tuân thủ các điều kiện áp dụng, bao gồm trách nhiệm của nhà thầu và việc nhà thầu không thực hiện nghĩa vụ theo yêu cầu hợp lệ trong trường hợp luật quy định. Nghị định 210/2026/NĐ-CP Nghị định 207/2026/NĐ-CP

4. Kiểm tra kỹ thuật để xác định nguyên nhân và trách nhiệm sửa chữa

Điều 8 Nghị định 207 điều chỉnh thí nghiệm đối chứng, kiểm định xây dựng và thử nghiệm khả năng chịu lực. Vì mỗi hoạt động có mục đích và điều kiện áp dụng riêng, trước khi mời đơn vị chuyên môn, các bên nên xác định câu hỏi cần trả lời: sản phẩm có đạt chỉ tiêu không, phạm vi lỗi đến đâu, nguyên nhân do thiết kế hay thi công và biện pháp nào đủ để khắc phục. Nghị định 207/2026/NĐ-CP

Phạm vi kiểm tra kỹ thuật phải gắn với vấn đề đang tranh chấp. Nếu bất đồng chỉ liên quan khả năng chống thấm tại ba vị trí đã xác định, bên yêu cầu kiểm tra toàn bộ dự án phải giải thích lý do mở rộng. Trường hợp dấu hiệu khiếm khuyết kết cấu đe dọa an toàn ở phạm vi rộng hơn, các bên phải tổ chức kiểm tra và thực hiện biện pháp bảo đảm an toàn theo mức độ ảnh hưởng. Việc phân bổ chi phí kiểm tra được giải quyết trên hồ sơ và căn cứ trách nhiệm.

Các bên nên lập văn bản thống nhất phương pháp, vị trí lấy mẫu, người chứng kiến, điều kiện lưu mẫu và nội dung báo cáo. Khi một bên từ chối tham gia, bên còn lại lưu thư mời, phản hồi và diễn biến kiểm tra. Việc thuê chuyên gia một phía vẫn phải tuân thủ yêu cầu chuyên môn và có hồ sơ chứng minh tính đáng tin cậy; kết quả sẽ được cơ quan giải quyết tranh chấp đánh giá cùng chứng cứ khác theo pháp luật tố tụng.

Điều 102 Bộ luật Tố tụng dân sự và Điều 46 Luật Trọng tài thương mại quy định những cơ chế liên quan đến giám định, thu thập chứng cứ theo từng thủ tục. Báo cáo do doanh nghiệp chủ động thuê và kết luận giám định theo thủ tục tố tụng có nguồn hình thành khác nhau. Người sử dụng phải nêu đúng tư cách của tài liệu, đồng thời giải thích số liệu, phương pháp và giới hạn kết luận. Bộ luật Tố tụng dân sự 92/2015/QH13 Luật Trọng tài thương mại

5. Trường hợp tranh chấp hạng mục 500 triệu đồng ảnh hưởng đến khoản thanh toán 3 tỷ đồng

Giả định hợp đồng tách thanh toán theo từng hạng mục, trong đó khoản 3 tỷ đồng thuộc hệ thống điện đã nghiệm thu, có hồ sơ đầy đủ và đã đến hạn, còn khoản 500 triệu đồng thuộc công việc chống thấm đang có phản ánh. Chưa có chứng cứ cho thấy lỗi chống thấm làm hệ thống điện mất điều kiện nghiệm thu hoặc vận hành, và chủ đầu tư chưa viện dẫn điều khoản cho phép giữ tiền ở hạng mục độc lập.

Theo các giả định trên, nhà thầu có cơ sở yêu cầu trả 3 tỷ đồng và đồng thời phối hợp kiểm tra phần chống thấm. Trong văn bản yêu cầu, nhà thầu nên bảo lưu quyền đối với 500 triệu đồng và ghi rõ phạm vi tham gia kiểm tra, tránh để việc phối hợp bị hiểu thành thừa nhận toàn bộ nguyên nhân hoặc chi phí. Chủ đầu tư cũng giữ quyền yêu cầu khắc phục và bồi thường đối với phần có căn cứ.

Kết luận sẽ thay đổi nếu kiểm tra phát hiện nước xâm nhập gây nguy cơ mất an toàn điện và việc nghiệm thu trước đây dựa trên thông tin sai. Khi đó, người giải quyết phải xác định ảnh hưởng của lỗi đối với điều kiện thanh toán khoản 3 tỷ đồng. Nhà thầu phải trả lời bằng hồ sơ kỹ thuật và căn cứ thanh toán; cách chia giá hạng mục trong hợp đồng chỉ là một phần của nội dung xem xét.

Bảng trên là phương pháp phân tích theo giả định, không thay thế điều kiện thanh toán của một hợp đồng khác. Trường hợp hợp đồng thanh toán trọn gói theo mốc hoàn thành hệ thống tích hợp, doanh nghiệp phải xác định mốc đã hoàn thành theo phạm vi được giao và quy định về giá trọn gói. Việc thanh toán phải căn cứ vào mốc hoàn thành đã thỏa thuận.

6. Mẫu công văn đề nghị kiểm tra chất lượng và thanh toán phần công việc độc lập

Công văn tham khảo dưới đây kết hợp việc hợp tác xử lý kỹ thuật với yêu cầu trả khoản đã đến hạn; đây không phải biểu mẫu bắt buộc do pháp luật ban hành.

Kính gửi […] [tên chủ đầu tư]. Theo Hợp đồng […] [số, ngày hợp đồng] và hồ sơ thanh toán kỳ […] [số hoặc ký hiệu kỳ thanh toán] đã được Quý Công ty tiếp nhận ngày […] [ngày tiếp nhận hồ sơ], số tiền […] [số tiền đề nghị thanh toán] đã đến hạn ngày […] [ngày đến hạn]. Khoản tiền này thuộc […] [hạng mục hoặc mốc], được xác nhận tại […] [biên bản, chứng chỉ và bảng giá trị].

Chúng tôi ghi nhận phản ánh chất lượng tại […] [vị trí và hiện tượng] theo văn bản […] [số, ngày văn bản phản ánh chất lượng] của Quý Công ty. Đề nghị hai bên kiểm tra hiện trường vào […] [thời gian], thống nhất tiêu chuẩn đánh giá, phạm vi lấy mẫu, đơn vị thực hiện và các vấn đề kỹ thuật cần kết luận. Chúng tôi cử […] [người có thẩm quyền] tham gia và cung cấp […] [hồ sơ].

Đối với khoản […] [số tiền đề nghị thanh toán] thuộc […] [phần độc lập], hồ sơ hiện có thể hiện […] [điều kiện thanh toán đã hoàn thành]. Đề nghị Quý Công ty thanh toán trước […] [ngày yêu cầu]. Nếu Quý Công ty cho rằng phản ánh chất lượng nêu trên làm thay đổi nghĩa vụ trả khoản tiền này, đề nghị xác định điều khoản áp dụng, phạm vi ảnh hưởng và tài liệu chứng minh trong văn bản trả lời.

Các bên tiếp tục bảo lưu ý kiến về nguyên nhân, trách nhiệm và chi phí khắc phục cho đến khi có đủ kết quả kiểm tra hoặc thỏa thuận bằng văn bản. Việc tham gia kiểm tra và nhận khoản thanh toán độc lập chỉ giải quyết những nội dung được ghi nhận trong văn bản này.

Trong văn bản trả lời, chủ đầu tư nên xác nhận phần đồng ý thanh toán, nêu rõ phần từ chối và căn cứ của từng khoản. Văn bản đồng thời xác định biện pháp bảo đảm an toàn và lịch kiểm tra. Khi mối liên hệ giữa khiếm khuyết kỹ thuật và điều kiện trả tiền được giải thích rõ, các bên có cơ sở thu hẹp phần tranh chấp còn lại.

Một điểm quản trị quan trọng là bảo quản chứng cứ trước khi sửa chữa. Việc sửa để bảo đảm an toàn hoặc hạn chế tổn thất có thể làm hiện trạng thay đổi; chủ đầu tư và nhà thầu nên lập biên bản, chụp ảnh có thông tin thời gian, lưu kết quả kiểm tra và mời bên kia tham gia theo điều kiện thực tế. Trường hợp cấp bách phải xử lý ngay, người phụ trách ghi rõ lý do, phạm vi can thiệp và tài liệu trước, trong, sau khi thực hiện. Hồ sơ ấy giúp giải thích cả sự cần thiết của biện pháp và giá trị chi phí.

Các bên cũng nên thống nhất cách theo dõi phần tiền đã trả trong thời gian kiểm tra lỗi. Chứng từ có thể ghi thanh toán cho công việc đã xác định theo kỳ, cùng danh mục quyền còn bảo lưu. Nếu kết quả kiểm định sau đó làm thay đổi trách nhiệm hoặc giá trị, bảng đối chiếu phải ghi phần điều chỉnh và khoản đã thực nhận. Quy trình này hạn chế việc một khoản thanh toán thiện chí bị diễn giải thành chấp nhận mọi lỗi, hoặc việc tiếp tục kiểm tra bị dùng để phủ nhận toàn bộ khối lượng đã thực hiện. Nghị định 207/2026/NĐ-CP – Điều 8, Điều 33 Bộ luật Tố tụng dân sự 92/2015/QH13 – Điều 95, Điều 108

7. Kết luận

Kết luận về chất lượng phải dựa trên tiêu chuẩn kỹ thuật, hồ sơ nghiệm thu, nguyên nhân và phạm vi ảnh hưởng của khiếm khuyết. Kết luận về thanh toán phải dựa trên điều kiện đến hạn, giá trị phải trả và khoản giảm trừ có căn cứ. Người giải quyết liên hệ hai nhóm vấn đề bằng điều khoản hợp đồng và chứng cứ, đồng thời xác định riêng từng khoản tiền.

Ngay khi nhận phản ánh chất lượng, doanh nghiệp nên phân loại khoản thanh toán và tổ chức kiểm tra đúng phạm vi. Chủ đầu tư ghi rõ căn cứ, số tiền và điều kiện chấm dứt việc giữ hoặc khấu trừ; nhà thầu trả lời từng căn cứ ấy bằng hồ sơ. Phần độc lập đã đủ điều kiện phải được xử lý theo nghĩa vụ thanh toán đã xác lập, qua đó hạn chế việc một bất đồng kỹ thuật kéo dài việc thu tiền của các hạng mục khác.

Nội dung liên quan

• Bảo toàn chứng cứ khi công trường phát sinh tranh chấp
• Thanh toán hợp đồng xây dựng từ nghiệm thu đến hạn trả tiền