Biên bản họp công trường thường ghi nhận nhiều nội dung trong cùng một văn bản: công việc đã thực hiện, đề xuất thay đổi, ý kiến của tư vấn và cam kết của các bên. Khi xảy ra tranh chấp, nhà thầu có thể viện dẫn biên bản để yêu cầu thanh toán, trong khi chủ đầu tư cho rằng cuộc họp chỉ thống nhất giải pháp kỹ thuật. Để xác định giá trị của biên bản, người giải quyết phải xem xét từng nội dung, quyền của người ký và quá trình thực hiện sau cuộc họp.
Biên bản vừa cung cấp thông tin về sự kiện, vừa có thể chứa thỏa thuận làm phát sinh hoặc thay đổi quyền, nghĩa vụ khi đáp ứng điều kiện của pháp luật và hợp đồng. Cần phân tích riêng hai giá trị này, bởi quyền xác nhận sự kiện tại công trường và quyền cam kết về giá hoặc miễn nghĩa vụ cho doanh nghiệp có phạm vi khác nhau. Vì vậy, người phân tích phải xác định quyền của người ký đối với chính nội dung mà biên bản ghi nhận.
1. Xác định nội dung của biên bản họp công trường
Theo Điều 93, Điều 95 và Điều 108 Bộ luật Tố tụng dân sự số 92/2015/QH13, tài liệu phải đáp ứng điều kiện của nguồn chứng cứ và được đánh giá về tính hợp pháp, tính liên quan cùng giá trị chứng minh. Biên bản có chữ ký giúp xác định những người đã tham gia và nội dung họ xác nhận; phạm vi chứng minh vẫn phụ thuộc câu chữ và tài liệu liên quan. Bộ luật Tố tụng dân sự 92/2015/QH13
Trong một ví dụ giả định, đoạn ghi nhà thầu đã lắp đặt 200 m đường ống phản ánh một sự kiện khối lượng. Đoạn ghi tư vấn đồng ý phương án thay tuyến ống phản ánh ý kiến kỹ thuật. Đoạn ghi chủ đầu tư chấp thuận đơn giá 2 triệu đồng mỗi mét, nếu do người có thẩm quyền chấp thuận, lại liên quan trực tiếp đến giá trị thanh toán. Ba đoạn đó giải quyết ba vấn đề khác nhau, mặc dù cùng xuất hiện trong một văn bản.
Biên bản họp công trường phải phân biệt ý kiến đề xuất với nội dung các bên đã thống nhất. Việc ghi sẽ trình lãnh đạo xem xét thể hiện vấn đề còn chờ quyết định; việc ghi các bên thống nhất áp dụng từ một ngày xác định thể hiện sự chấp thuận. Nếu văn bản mới ghi đề xuất của một người và thiếu kết luận của cuộc họp, bên viện dẫn phải bổ sung tài liệu chứng minh đối tác đã đồng ý với đề xuất ấy.
2. Xác định phạm vi cam kết theo thẩm quyền của người ký
Điều 141 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 xác định phạm vi đại diện theo quyết định có thẩm quyền, điều lệ, nội dung ủy quyền và quy định pháp luật. Doanh nghiệp phải căn cứ vào các tài liệu này để xác định quyền ký của chỉ huy trưởng, giám đốc dự án hoặc kế toán trưởng.
Quyền kiểm tra khối lượng tại hiện trường, quyền sửa giá, quyền miễn lãi và quyền thỏa thuận trọng tài có phạm vi khác nhau; bộ phận pháp chế nên ghi riêng từng quyền trong bảng phân công ký hồ sơ. Bộ luật Dân sự 2015
Nếu người ký là tư vấn giám sát, doanh nghiệp kiểm tra hợp đồng tư vấn, quyết định phân công và giới hạn quyền mà chủ đầu tư đã thông báo. Thẩm quyền nghiệm thu công việc theo quy định chất lượng cũng phải phân biệt với quyền thay mặt chủ đầu tư nhận một khoản nợ mới. Một chữ ký chuyên môn xác nhận thực tế thi công vẫn có giá trị chứng minh trong phạm vi ấy, dù người ký chưa có quyền chấp thuận giá phát sinh.
Điều 142 và Điều 143 Bộ luật Dân sự quy định hậu quả của giao dịch do người thiếu quyền đại diện hoặc vượt phạm vi đại diện xác lập. Các điều luật còn quy định ngoại lệ liên quan đến sự công nhận, chấp thuận, việc người được đại diện biết mà không phản đối trong thời hạn hợp lý và lỗi của người được đại diện.
Bên viện dẫn ngoại lệ phải chứng minh người có thẩm quyền đã biết nội dung gì, vào thời điểm nào và có hành vi nào sau khi biết. Danh sách địa chỉ nhận một thư điện tử chỉ là một phần của chứng cứ về quá trình thông tin này. Bộ luật Dân sự 2015
Trong thực hành, doanh nghiệp nên lập bảng quyền ký cho từng loại biên bản và thông báo cho đối tác. Khi phát hiện người của mình ký vượt quyền, người đại diện có thẩm quyền phải phản hồi rõ nội dung nào được công nhận, nội dung nào đang bị phản đối và căn cứ của sự phản đối. Việc xử lý kịp thời giúp giảm tranh luận về sự chấp thuận thông qua diễn biến sau đó.
3. Khi nào biên bản họp công trường sửa đổi hợp đồng?
Khoản 1 Điều 84 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 yêu cầu việc sửa đổi hợp đồng xây dựng thể hiện bằng văn bản. Điều 403 và Điều 421 Bộ luật Dân sự điều chỉnh phụ lục và sửa đổi hợp đồng. Khi một biên bản đáp ứng yêu cầu văn bản, câu hỏi tiếp theo là các bên có thực sự thống nhất sửa nghĩa vụ hay chỉ ghi lại tiến độ xử lý hồ sơ. Luật Xây dựng 135/2025/QH15 Bộ luật Dân sự 2015
Giá trị của biên bản phụ thuộc vào nội dung và điều kiện xác lập. Văn bản ghi rõ các bên thống nhất thay thời hạn thanh toán, có chữ ký hợp lệ và đáp ứng yêu cầu sửa đổi có thể chứa một thỏa thuận ràng buộc. Với tài liệu mang tên phụ lục nhưng chỉ ghi đơn giá dự kiến để xin phê duyệt, người sử dụng phải giữ đúng giới hạn của nội dung đang chờ quyết định.
Đối với dự án đầu tư công hoặc PPP, việc sửa đổi còn phải tuân thủ khoản 3 Điều 84 Luật Xây dựng và Điều 22 Nghị định 210/2026/NĐ-CP. Luật Xây dựng 135/2025/QH15 Nghị định 210/2026/NĐ-CP
Khoản 7 Điều 95 Luật Xây dựng 2025 và Điều 33 Nghị định 210 là căn cứ xác định pháp luật hợp đồng áp dụng cho hợp đồng ký trước ngày 01/7/2026. Khi biên bản được ký sau mốc này, người phân tích vẫn phải xác định ngày giao kết hợp đồng và phạm vi chuyển tiếp để lựa chọn quy định về sửa đổi nghĩa vụ. Ngày lập biên bản phải được xem xét cùng những dữ kiện đó. Luật Xây dựng 135/2025/QH15 Nghị định 210/2026/NĐ-CP
Điều 376 Bộ luật Dân sự điều chỉnh việc miễn thực hiện nghĩa vụ, còn Điều 377 điều chỉnh việc thay thế nghĩa vụ. Để xác định các bên đã lựa chọn hệ quả nào, biên bản cần ghi riêng nội dung miễn lãi, miễn phạt hoặc giải quyết dứt điểm yêu cầu, đồng thời liệt kê yêu cầu đã giải quyết và yêu cầu còn bảo lưu. Cách ghi chung rằng các bên đã hết vướng mắc dễ làm phát sinh tranh luận về việc từ bỏ quyền, dù cuộc họp chỉ nhằm thống nhất cách thi công. Bộ luật Dân sự 2015
4. Giá trị chứng minh của biên bản và trao đổi qua phương tiện điện tử
Điều 11 Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 cho phép sử dụng thông điệp dữ liệu làm chứng cứ và đặt ra các yếu tố đánh giá giá trị chứng minh. Với biên bản gửi qua thư điện tử, doanh nghiệp nên lưu bản gốc điện tử, thư gửi, tệp đính kèm, phản hồi và thông tin về phiên bản. Bản in chỉ thể hiện nội dung nhìn thấy; dữ liệu gốc còn giúp xác định người gửi, thời điểm và việc tệp có thay đổi hay không. Luật Giao dịch điện tử 2023
Một bản dự thảo có đánh dấu sửa đổi khác với bản cuối đã ký. Nếu người tham dự chỉ phản hồi đồng ý về mặt kỹ thuật, người lưu hồ sơ phải giữ nguyên giới hạn đó. Việc ghép trang chữ ký từ bản cũ vào nội dung đã sửa tạo rủi ro nghiêm trọng về tính xác thực. Doanh nghiệp nên phát hành bản hoàn chỉnh có số phiên bản và lưu riêng lịch sử sửa đổi để chứng minh sự thống nhất.
Khi phát hiện sai sót, người tham dự nên phản hồi bằng văn bản, chỉ rõ đoạn ghi sai, nội dung đề nghị thay thế và tài liệu chứng minh. Cách phản hồi này giúp các bên xử lý trực tiếp bất đồng về khối lượng, thời hạn hoặc người chịu trách nhiệm. Nếu ký biên bản chỉnh lý, các bên phải xác định phần thay thế và phần tiếp tục giữ nguyên.
5. Trường hợp các bên xác nhận khối lượng nhưng chưa thống nhất đơn giá
Giả định nhà thầu yêu cầu thanh toán 400 triệu đồng cho 200 m đường ống phát sinh. Biên bản cuộc họp ghi tư vấn xác nhận đã thi công đủ 200 m, đồng thời ghi đơn giá sẽ trình chủ đầu tư. Đại diện chủ đầu tư vắng mặt; hợp đồng chỉ giao tư vấn kiểm tra hiện trường và kiến nghị giá.
Biên bản trong tình huống này hỗ trợ chứng minh 200 m đường ống đã thi công và việc tư vấn đã kiểm tra. Để yêu cầu thanh toán 400 triệu đồng, nhà thầu còn phải chứng minh căn cứ giao việc, quyền thanh toán đối với công việc ngoài phạm vi ban đầu, đơn giá và ngày đến hạn.
Phép tính 200 m nhân với 2 triệu đồng mỗi mét chỉ xác định được số tiền có căn cứ khi đơn giá 2 triệu đồng được xác lập theo hợp đồng hoặc theo phương pháp mà pháp luật thừa nhận.
| Nội dung trong biên bản giả định | Giá trị có thể sử dụng | Tài liệu đối chiếu |
| Tư vấn xác nhận đã lắp 200 m | Chứng minh khối lượng theo phạm vi kiểm tra của người ký | Nhật ký, đo đạc, bản vẽ hoàn công và thẩm quyền xác nhận |
| Thống nhất giải pháp thay tuyến | Chứng minh giải pháp đã được trao đổi | Lệnh giao việc, chấp thuận thiết kế và phạm vi hợp đồng |
| Đơn giá sẽ trình chủ đầu tư | Chứng minh giá đang chờ xử lý | Hồ sơ đề xuất giá, phản hồi của người có quyền và phương pháp định giá |
Chủ đầu tư cũng phải phản hồi theo từng nội dung. Nếu chấp nhận 200 m đã được yêu cầu thi công nhưng phản đối đơn giá, văn bản trả lời nên nêu rõ căn cứ giá đang tranh luận. Việc phủ nhận toàn bộ biên bản chỉ vì tư vấn thiếu quyền quyết định giá có thể bỏ qua giá trị chứng minh của những sự kiện mà tư vấn có trách nhiệm xác nhận.
6. Mẫu ghi nhận phạm vi xác nhận và cam kết trong biên bản
Nội dung tham khảo sau phục vụ cuộc họp mới thống nhất sự kiện kỹ thuật và quy trình trình duyệt; đây không phải mẫu bắt buộc do pháp luật ban hành. Các bên phải điều chỉnh câu chữ khi cuộc họp thực sự có thẩm quyền sửa giá hoặc thời hạn.
Nội dung xác nhận. Các bên xác nhận tại thời điểm […] [ngày kiểm tra], Nhà thầu đã thực hiện […] [công việc, vị trí và khối lượng]. Người ký xác nhận căn cứ vào […] [biên bản đo, nhật ký, bản vẽ], trong phạm vi nhiệm vụ được giao tại […] [văn bản phân công].
Nội dung tiếp tục xem xét. Giá trị thanh toán cho công việc trên sẽ được xác định theo […] [điều khoản hoặc phương pháp], trên cơ sở hồ sơ do Nhà thầu gửi trước […] [ngày]. Chủ đầu tư giao […] [người, bộ phận] phản hồi trước […] [ngày], nêu rõ giá trị chấp thuận và lý do đối với phần còn tranh luận.
Giới hạn thỏa thuận. Biên bản này ghi nhận các nội dung đã xác nhận ở trên. Các bên giữ nguyên quyền yêu cầu và phản đối đối với […] [liệt kê vấn đề chưa giải quyết]. Mọi sửa đổi về giá, thời hạn hoặc phạm vi nghĩa vụ sẽ do người có thẩm quyền xác lập bằng văn bản theo hợp đồng và pháp luật áp dụng.
Phần bảo lưu phải thống nhất với toàn bộ biên bản. Nếu đoạn khác xác nhận các bên đã thống nhất toàn bộ giá trị thanh toán, người ký phải xử lý mâu thuẫn trước khi phát hành. Hiệu quả của mẫu phụ thuộc vào việc từng nội dung xác nhận, trình duyệt và bảo lưu có cùng phạm vi.
7. Kết luận
Giá trị của biên bản họp công trường phải được xác định từ nội dung, tư cách người ký và quyền mà bên viện dẫn đang yêu cầu bảo vệ. Ngay khi lập biên bản, doanh nghiệp nên tách sự kiện, ý kiến chuyên môn và thỏa thuận sửa đổi nghĩa vụ. Khi giải quyết tranh chấp, luật sư dựa trên sự phân loại này để xác định nội dung đã có chứng cứ và tài liệu còn thiếu.
Trước cuộc họp có nội dung xác nhận khoản tiền hoặc miễn nghĩa vụ, lãnh đạo doanh nghiệp phải xác định người có quyền cam kết và giới hạn thương lượng. Sau cuộc họp, bộ phận hồ sơ phát hành đúng phiên bản, lưu phản hồi và theo dõi việc thực hiện. Quy trình này giúp doanh nghiệp kiểm soát cam kết và giữ chứng cứ về nội dung các bên đã thống nhất.