Thương lượng trước khởi kiện là nghĩa vụ cần thực hiện đúng phạm vi cam kết, nhưng không thể được xem xét tách rời thời hiệu bảo vệ quyền. Khi đối tác im lặng, doanh nghiệp phải lưu chứng cứ đã thực hiện từng bước, xác định căn cứ chuyển sang tố tụng và tiếp tục chuẩn bị hồ sơ. Trong trường hợp chưa đạt thỏa thuận, việc xem xét đơn khởi kiện vẫn phải căn cứ vào nội dung điều khoản và pháp luật áp dụng.
Trong một tình huống giả định, hợp đồng yêu cầu thương lượng, hòa giải trước khi khởi kiện nhưng thiếu thời hạn cho từng bước. Sau khi khoản thanh toán quá hạn, nhà thầu đã gửi hai thư mời họp mà chủ đầu tư vẫn im lặng.
Nếu nộp đơn, nhà thầu có thể gặp phản đối về việc tuân thủ trình tự đã cam kết; nếu tiếp tục chờ, thời gian bảo vệ quyền bằng tố tụng sẽ ngắn lại. Phương án xử lý phải xuất phát từ nội dung điều khoản, chứng cứ về việc thương lượng và quy định về thời hiệu.
Thương lượng và hòa giải tạo cơ hội giải quyết bất đồng khi các bên tham gia thực chất. Với điều khoản thiếu thời hạn kết thúc, người thực hiện phải xác định căn cứ chuyển sang bước tiếp theo và hậu quả của việc đối tác từ chối hợp tác. Vì vậy, đối với hợp đồng đã giao kết, doanh nghiệp cần tập trung thực hiện và giải thích điều khoản đã ký để bảo vệ quyền yêu cầu khi một bên không hợp tác.
1. Xác định phạm vi thương lượng trước khởi kiện
Khoản 5 Điều 86 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 và khoản 1 Điều 17 Nghị định 210/2026/NĐ-CP ghi nhận việc lựa chọn phương thức giải quyết tranh chấp theo thỏa thuận trong phạm vi pháp luật. Điều 3 và Điều 401 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 xác lập nguyên tắc tự do, tự nguyện cam kết và hiệu lực hợp đồng. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp phải xác định rõ công việc mà mỗi bên đã cam kết thực hiện tại giai đoạn thương lượng. Luật Xây dựng 135/2025/QH15 Nghị định 210/2026/NĐ-CP Bộ luật Dân sự 2015
Nội dung cam kết có thể là gửi thông báo, tổ chức cuộc họp giữa đại diện dự án, chuyển bất đồng lên lãnh đạo hoặc đề nghị một tổ chức hòa giải. Mỗi việc phải được kiểm tra về chủ thể, thời điểm bắt đầu, cách thực hiện và sự kiện kết thúc. Điều khoản chỉ yêu cầu nỗ lực thương lượng có phạm vi khác với điều khoản giả định quy định cuộc họp trong mười ngày rồi cho phép chuyển sang trọng tài.
Điều 404 Bộ luật Dân sự yêu cầu giải thích hợp đồng trên cơ sở ý chí, mục đích và mối liên hệ giữa các điều khoản. Trong hợp đồng có quy định riêng về bảo lưu thời hiệu hoặc áp dụng biện pháp khẩn cấp, các quy định đó giúp xác định phạm vi của bước thương lượng. Người phân tích phải trình bày sự liên hệ bằng câu chữ và diễn biến giao kết, tránh tự bổ sung một quyền trì hoãn vô hạn mà các bên chưa thống nhất. Bộ luật Dân sự 2015
Đối với hợp đồng ký trước ngày 01/7/2026, doanh nghiệp lựa chọn pháp luật hợp đồng theo khoản 7 Điều 95 Luật Xây dựng 2025 và Điều 33 Nghị định 210. Riêng điều kiện, thủ tục khởi kiện phải được xem xét theo pháp luật tố tụng áp dụng khi tiến hành thủ tục. Hồ sơ rà soát phải ghi riêng hai kết luận này để xác định đúng quy định điều chỉnh cam kết thương lượng và việc nộp đơn. Luật Xây dựng 135/2025/QH15 Nghị định 210/2026/NĐ-CP
2. Phân biệt nghĩa vụ thương lượng với điều kiện khởi kiện theo pháp luật
Điểm b khoản 1 Điều 192 Bộ luật Tố tụng dân sự quy định việc trả lại đơn trong trường hợp chưa có đủ điều kiện khởi kiện theo pháp luật.
Vì vậy, khi một bên viện dẫn việc chưa họp thương lượng để phản đối khởi kiện tại Tòa án, người giải quyết phải xác định điều kiện nào của pháp luật tố tụng hoặc luật chuyên ngành đang áp dụng. Nghĩa vụ tham dự cuộc họp do hợp đồng đặt ra và điều kiện khởi kiện do pháp luật quy định là hai vấn đề phải được phân tích riêng. Bộ luật Tố tụng dân sự 92/2015/QH13
Khi yêu cầu thanh toán khoản đã đến hạn, bên khởi kiện phải nêu căn cứ phát sinh quyền, các bước thương lượng đã thực hiện và lý do đề nghị Tòa án bảo vệ quyền. Bên phản đối có quyền viện dẫn cam kết hợp đồng và thiệt hại có căn cứ, đồng thời phải xác định hệ quả pháp lý mà mình yêu cầu. Việc gọi chung mọi cuộc họp là điều kiện tiền tố tụng dễ làm lẫn nghĩa vụ hợp đồng với điều kiện khởi kiện do luật quy định.
Trong trọng tài, thỏa thuận của các bên có vai trò nổi bật đối với thủ tục. Một bước giải quyết trước trọng tài có thể làm phát sinh tranh luận về phạm vi chấp thuận, thời điểm yêu cầu đã đủ điều kiện xem xét hoặc việc tuân thủ trình tự đã cam kết.
Luật Trọng tài thương mại yêu cầu Hội đồng trọng tài xem xét thỏa thuận và thẩm quyền; người nộp đơn cần chuẩn bị lập luận về cách hiểu điều khoản và chứng cứ thực hiện từng bước. Luật Trọng tài thương mại – Điều 4, Điều 43
Hệ quả của việc bỏ qua thương lượng trước khởi kiện phụ thuộc nội dung từng thỏa thuận. Điều khoản ấn định thời hạn và điều kiện chuyển bước đặt ra yêu cầu khác với điều khoản chỉ khuyến khích giải quyết hữu nghị. Trước khi nộp đơn, luật sư nên phân tích riêng nghĩa vụ hợp đồng, vấn đề thủ tục và phản đối dự kiến, đặc biệt khi hồ sơ thể hiện một bên đã chủ động bỏ qua bước được quy định rõ.
3. Chứng minh quá trình đề nghị và tổ chức thương lượng
Thư mời họp nên nêu khoản tiền đang yêu cầu, vấn đề đã thống nhất, phần còn bất đồng và hồ sơ để đối tác chuẩn bị. Người gửi đồng thời đề nghị đối tác cử đại diện có thẩm quyền tham gia và lưu chứng cứ thư đã đến địa chỉ theo hợp đồng. Những nội dung này giúp chứng minh bên yêu cầu đã tạo điều kiện trao đổi thực chất về tranh chấp.
Điều 21 Nghị định 210 quy định việc khiếu nại trong quá trình thực hiện hợp đồng. Khoản 3 yêu cầu gửi đến đúng địa chỉ giao dịch hoặc địa chỉ trao đổi thông tin đã thỏa thuận; khoản 2 đặt trách nhiệm làm sáng tỏ nội dung khiếu nại bằng căn cứ, dẫn chứng đối với bên nhận.
Riêng hợp đồng thuộc dự án đầu tư công, PPP, khoản 4 quy định thời hạn trả lời bằng văn bản tối đa 07 ngày từ ngày nhận khiếu nại. Đây là mốc trả lời khiếu nại thuộc phạm vi được chỉ rõ, khác với một thời hạn hòa giải mặc định cho mọi hợp đồng. Nghị định 210/2026/NĐ-CP
Khi đối tác im lặng, bên yêu cầu nên gửi văn bản tiếp theo ghi nhận các lần đã mời, đề nghị thời hạn trả lời và thông báo phương án bảo vệ quyền. Người soạn phải phân biệt thời hạn do luật hoặc hợp đồng ấn định với thời hạn mà doanh nghiệp tự đề nghị để tổ chức công việc. Chẳng hạn, yêu cầu trả lời trong bảy ngày do doanh nghiệp đưa ra chỉ có giá trị theo căn cứ đã xác định của yêu cầu ấy.
Nếu đối tác đồng ý họp nhưng chưa cử người có quyền quyết định, bên yêu cầu có thể tham dự để xác minh sự kiện và yêu cầu làm rõ phạm vi đại diện. Biên bản phải tách nội dung đã thống nhất khỏi nội dung còn chờ phê duyệt. Muốn xác định doanh nghiệp đã đồng ý miễn lãi hoặc gia hạn nợ, người viện dẫn phải chứng minh thẩm quyền và phạm vi cam kết của người ký.
4. Phân biệt các hình thức hòa giải và giá trị pháp lý của kết quả
Thương lượng trực tiếp giữa hai doanh nghiệp và hòa giải có sự tham gia của hòa giải viên được tổ chức theo những cơ chế khác nhau. Điều 6 và Điều 11 Nghị định 22/2017/NĐ-CP đặt hòa giải thương mại trên cơ sở thỏa thuận hòa giải của các bên, được lập bằng văn bản. Điều 13 ghi nhận quyền đồng ý, từ chối hoặc yêu cầu chấm dứt thủ tục trong phạm vi quy định. Nghị định 22/2017/NĐ-CP về hòa giải thương mại
Nếu hợp đồng chọn một tổ chức hòa giải, các bên kiểm tra quy tắc, cách nộp yêu cầu, người ký và chi phí. Việc một doanh nghiệp tự gửi đơn đến tổ chức hòa giải chưa chứng minh đối tác đã chấp thuận mọi đề xuất mới về phạm vi hoặc cách thức hòa giải. Hồ sơ nên lưu thỏa thuận ban đầu và văn bản xác nhận của tổ chức về việc tiếp nhận, mời tham gia hoặc chấm dứt thủ tục.
Khi hòa giải thành, Điều 15 Nghị định 22 yêu cầu văn bản ghi nhận nội dung thỏa thuận và có chữ ký của các bên, hòa giải viên. Điều 16 cho phép xem xét công nhận theo pháp luật tố tụng dân sự. Các điều 416–419 Bộ luật Tố tụng dân sự quy định phạm vi, điều kiện và thủ tục công nhận; trong đó Điều 417 yêu cầu năng lực, đúng chủ thể quyền nghĩa vụ, sự tự nguyện và nội dung hợp pháp.
Nếu thỏa thuận liên quan quyền, nghĩa vụ của người thứ ba thì phải được người đó đồng ý; một hoặc cả hai bên phải có đơn yêu cầu công nhận. Điều 418 ấn định thời hạn gửi đơn là 06 tháng kể từ ngày đạt được thỏa thuận hòa giải thành. Nghị định 22/2017/NĐ-CP về hòa giải thương mại Bộ luật Tố tụng dân sự 92/2015/QH13
Biên bản do hai bên tự họp và thống nhất trả nợ có thể mang giá trị hợp đồng. Để yêu cầu công nhận kết quả hòa giải thành ngoài Tòa án, các bên phải đáp ứng cơ chế pháp lý riêng.
Người soạn vì thế phải xác định mục tiêu của văn bản: ghi nhận thỏa thuận dân sự, yêu cầu Tòa án công nhận kết quả hòa giải hoặc đề nghị Hội đồng trọng tài công nhận sự thỏa thuận theo Điều 58 Luật Trọng tài thương mại. Mục tiêu được lựa chọn sẽ quyết định hồ sơ và hệ quả thi hành. Luật Trọng tài thương mại
Nếu tranh chấp đã vào tố tụng, các bên vẫn có cơ hội thỏa thuận. Tại Tòa án, Điều 212 và Điều 213 Bộ luật Tố tụng dân sự quy định việc ra quyết định công nhận sự thỏa thuận và hiệu lực của quyết định theo điều kiện luật định. Việc nộp đơn để bảo vệ thời hạn vì vậy có thể tồn tại đồng thời với thương lượng, miễn các bên thực hiện đúng thủ tục và thông báo trung thực cho cơ quan giải quyết. Bộ luật Tố tụng dân sự 92/2015/QH13
5. Theo dõi thời hiệu trong thời gian thương lượng, hòa giải
Điều 33 Luật Trọng tài thương mại quy định thời hiệu khởi kiện theo thủ tục trọng tài là 02 năm từ thời điểm quyền, lợi ích hợp pháp bị xâm phạm, trừ khi luật chuyên ngành quy định khác. Điều 429 Bộ luật Dân sự quy định thời hiệu khởi kiện về hợp đồng tại Tòa án là 03 năm từ khi người có quyền biết hoặc phải biết quyền bị xâm phạm.
Điều 319 Luật Thương mại quy định thời hiệu 02 năm trong phạm vi điều chỉnh của điều luật. Luật sư phải lựa chọn căn cứ theo quan hệ và cơ chế giải quyết, giải thích quan hệ với pháp luật xây dựng chuyên ngành. Luật Trọng tài thương mại Bộ luật Dân sự 2015 Luật Thương mại 2005
Doanh nghiệp nên đặt mốc cảnh báo sớm theo phương án pháp lý thận trọng để chủ động chuẩn bị đơn, đồng thời tiếp tục xác định thời hiệu thực sự áp dụng. Đây là biện pháp quản trị thời hạn. Việc chuẩn bị theo mốc sớm vẫn cho phép doanh nghiệp trình bày và bảo vệ căn cứ áp dụng thời hiệu đối với từng yêu cầu.
Điều 157 Bộ luật Dân sự quy định các sự kiện bắt đầu lại thời hiệu khởi kiện vụ án dân sự, trong đó có thừa nhận nghĩa vụ, thực hiện một phần nghĩa vụ và tự hòa giải. Bên viện dẫn phải chứng minh sự kiện, người thực hiện và phạm vi nghĩa vụ.
Thư hẹn nghiên cứu hồ sơ chỉ thể hiện việc sẽ xem xét, trong khi văn bản nhận nợ ghi nhận nội dung nghĩa vụ. Với trọng tài, luật sư còn phải phân tích phạm vi áp dụng của quy tắc bắt đầu lại thời hiệu trước khi đề xuất lùi ngày nộp đơn. Bộ luật Dân sự 2015
Đối với tố tụng trọng tài, Điều 31 còn phân biệt thời điểm bắt đầu tố tụng tại trung tâm và trọng tài vụ việc, trừ thỏa thuận khác. Bộ phận pháp chế phải kiểm tra nơi nhận đơn và chứng cứ nhận. Việc soạn xong đơn trong nội bộ hoặc gửi một thư thương lượng cho đối tác chưa đồng nghĩa đã thực hiện thủ tục khởi kiện đúng thời điểm. Luật Trọng tài thương mại
6. Trường hợp đối tác im lặng khi thời hiệu khởi kiện sắp hết
Giả định điều khoản chỉ ghi các bên thương lượng trước khi đưa tranh chấp ra cơ quan đã chọn, nhưng thiếu thời hạn. Nhà thầu gửi thông báo ngày 01/10 và đề nghị họp ngày 08/10. Ngày 10/10, nhà thầu gửi thư nhắc, kèm bảng khoản tiền và đề xuất họp ngày 14/10. Đến ngày 15/10, chủ đầu tư chưa phản hồi. Luật sư xác định ngày cảnh báo phải hoàn thành việc nộp đơn theo phương án thận trọng là 20/10.
Nhà thầu nên hoàn thiện hồ sơ ngay, đồng thời gửi thư cuối ghi nhận hai lần đã mời và thể hiện sẵn sàng tiếp tục trao đổi. Luật sư phân tích nghĩa vụ thương lượng, bằng chứng gửi nhận và căn cứ nộp đơn trong thời hạn. Nếu tiếp tục chờ thư đồng ý họp sau ngày cảnh báo, doanh nghiệp cần ghi nhận căn cứ pháp lý cho việc chờ đợi và ảnh hưởng đến thời hạn bảo vệ quyền; kỳ vọng đối tác sẽ hợp tác chưa đủ để giải thích lựa chọn đó.
| Mốc giả định | Việc đã thực hiện | Ý nghĩa cần lưu trong hồ sơ |
| 01/10 | Gửi thông báo và tài liệu khoản nợ | Chứng minh vấn đề đã được nêu, địa chỉ nhận đúng và tài liệu đã gửi |
| 10/10 | Gửi thư nhắc, đề xuất cuộc họp thứ hai | Thể hiện nỗ lực tiếp tục trao đổi và nội dung đối tác có thể phản hồi |
| 15–20/10 | Hoàn thiện ý kiến pháp lý và nộp đơn theo quyết định | Bảo vệ thời hạn; giải trình việc thực hiện điều khoản trước tố tụng |
Nếu đối tác trả lời đồng ý họp ngày 19/10, doanh nghiệp có thể tham gia trong giới hạn đã phê duyệt. Biên bản phải ghi đúng kết quả; một lời hứa sẽ thanh toán trong tháng tới chưa đồng nghĩa đã nhận được tiền hoặc có đủ căn cứ để rút đơn. Người quyết định tiếp tục hoặc dừng tố tụng phải xét văn bản thừa nhận, bảo đảm và thời hạn mới, cùng tác động pháp lý đến yêu cầu đang theo đuổi.
7. Mẫu thư ghi nhận quá trình thương lượng trước khi khởi kiện
Thư tham khảo dưới đây ghi nhận diễn biến trao đổi và phạm vi bảo lưu; đây không phải biểu mẫu tố tụng bắt buộc.
Kính gửi […] [tên bên nhận]. Chúng tôi đã gửi các văn bản […] [số, ký hiệu các văn bản đã gửi] vào ngày […] [ngày gửi từng văn bản] liên quan đến […] [nghĩa vụ và khoản tiền], đề nghị tổ chức cuộc họp vào […] [thời gian cuộc họp lần thứ nhất] và […] [thời gian cuộc họp lần thứ hai]. Hồ sơ gửi nhận kèm theo thể hiện các văn bản đã đến địa chỉ giao dịch được chỉ định tại Điều […] [số điều khoản về địa chỉ giao dịch] Hợp đồng.
Đến ngày […] [ngày ghi nhận tình trạng phản hồi], chúng tôi ghi nhận […] [phản hồi đã nhận hoặc tình trạng chưa nhận phản hồi]. Chúng tôi tiếp tục đề nghị Quý Công ty cử người có quyền xử lý […] [phạm vi vấn đề] và xác nhận lịch làm việc trước […] [thời điểm]. Các tài liệu cần trao đổi gồm […] [danh mục].
Do thời hạn bảo vệ quyền đang được theo dõi theo […] [căn cứ đã phân tích], chúng tôi sẽ thực hiện thủ tục tại […] [cơ quan có thẩm quyền đã xác định] theo hợp đồng và pháp luật. Trong quá trình đó, chúng tôi vẫn sẵn sàng xem xét phương án thương lượng có số tiền, thời hạn và biện pháp bảo đảm rõ ràng.
Văn bản này ghi nhận quá trình trao đổi và bảo lưu những yêu cầu […] [liệt kê]. Mọi thỏa thuận gia hạn, miễn giảm hoặc chấm dứt yêu cầu sẽ được xác lập bằng văn bản của người có thẩm quyền, nêu rõ phạm vi và điều kiện thực hiện.
Văn bản thông báo chuyển sang cơ chế giải quyết tiếp theo nên tổng hợp ngày mời, ngày nhận, các cuộc họp đã tổ chức và nội dung còn bất đồng. Người gửi nêu bước đã hoàn thành, căn cứ xác định thời hạn và quyền tiếp tục bảo lưu. Bảng diễn biến kèm chứng cứ giúp cơ quan giải quyết kiểm tra phản đối về trình tự bằng sự kiện đã ghi nhận.
Tài liệu thương lượng cũng phải được quản lý theo cơ chế bảo mật thực sự áp dụng. Biên bản ghi nội dung đã thống nhất, đề xuất chưa được chấp thuận và tài liệu dùng cho hòa giải có thể chịu những quy tắc khác nhau.
Người sử dụng cần xác định căn cứ bảo mật trước khi gửi kèm hồ sơ tố tụng; việc ghi tiêu đề thương lượng chưa tự quyết định mọi tài liệu đều bị loại khỏi việc chứng minh. Nghị định 22/2017/NĐ-CP về hòa giải thương mại – Điều 4, Điều 13 Bộ luật Tố tụng dân sự 92/2015/QH13 – Điều 95, Điều 108
8. Kết luận
Doanh nghiệp phải thực hiện cam kết thương lượng, hòa giải và đồng thời theo dõi thời hiệu khởi kiện. Người phụ trách cần xác định từng bước, lưu chứng cứ đã tạo cơ hội trao đổi, lựa chọn đúng thủ tục hòa giải và ghi nhận căn cứ chuyển sang phương thức giải quyết tiếp theo. Lịch thương lượng và lịch chuẩn bị tố tụng phải được quản lý song song.
Khi đối tác im lặng, luật sư phải đánh giá nội dung điều khoản, công việc đã thực hiện và quy định tố tụng trước khi đề xuất nộp đơn. Lãnh đạo doanh nghiệp quyết định trên cơ sở ý kiến đó, đồng thời tiếp tục xem xét đề nghị dàn xếp có số tiền, thời hạn và bảo đảm rõ ràng. Nhờ vậy, doanh nghiệp duy trì khả năng thương lượng trong quá trình bảo vệ quyền bằng thủ tục đã lựa chọn.