Thẩm quyền phải được xác lập trong hồ sơ hợp đồng
Khoản 3 Điều 4 Nghị định số 210/2026/NĐ-CP yêu cầu các bên thông báo người đại diện và phạm vi quyền hạn, trách nhiệm trong quản lý hợp đồng. Với hợp đồng mới giao kết từ ngày 01/7/2026, yêu cầu này đi cùng khoản 2 Điều 80 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 về tuân thủ pháp luật áp dụng. Khi sử dụng FIDIC, chủ đầu tư cần xác định rõ Nhà tư vấn, hay Engineer, thực hiện những quyền và nghĩa vụ nào trong giao dịch.
Đối với Sách Đỏ 2017 tái bản năm 2022, vai trò Engineer được vận hành cùng Điều kiện chung, dữ liệu hợp đồng và điều kiện riêng đã thỏa thuận. Hợp đồng dịch vụ giữa chủ đầu tư với tư vấn phải đủ phạm vi để tư vấn thực hiện chức năng trong hợp đồng xây dựng. Hai bộ hồ sơ cần thống nhất người phụ trách, nguồn lực và cách phối hợp để nhà thầu biết đầu mối có thẩm quyền xử lý từng loại công việc.
Phân biệt chức năng hợp đồng với hành vi đại diện
Khoản 1 Điều 141 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 giới hạn việc xác lập, thực hiện giao dịch theo phạm vi đại diện từ quyết định có thẩm quyền, điều lệ, nội dung ủy quyền hoặc quy định pháp luật. Vì vậy, đối với hành vi tư vấn thực hiện với tư cách đại diện, chủ đầu tư phải xác định rõ phạm vi được giao. Một quyền kiểm tra kỹ thuật và một quyền cam kết thay đổi nghĩa vụ tài chính cần được phân biệt trong cơ chế quản lý.
Chủ đầu tư nên lập danh mục thẩm quyền theo nhóm công việc, gồm tiếp nhận hồ sơ, ban hành chỉ dẫn, xác nhận kết quả và xử lý vấn đề cần quyết định. Danh mục phải tương thích với các điều kiện đã ký cùng văn bản đại diện áp dụng. Nếu một quyết định cần chấp thuận của chủ đầu tư theo hợp đồng, quy trình nội bộ cần có đầu mối và thời gian xử lý để tư vấn thực hiện nghĩa vụ đúng hạn.
Nhà thầu nên tiếp nhận thông báo thẩm quyền và tổ chức trao đổi đúng đầu mối. Khi có chỉ dẫn vượt phạm vi đã thông báo hoặc nội dung chưa rõ, nhà thầu cần lập hồ sơ làm rõ với người có thẩm quyền và thông báo ảnh hưởng theo hợp đồng. Các dữ liệu về thời điểm, nội dung và người ban hành chỉ dẫn giúp các bên xác định trách nhiệm cùng cách xử lý quyền lợi sau đó.
Chỉ dẫn kỹ thuật có thể kéo theo thay đổi hợp đồng
Trong giải thích bộ hợp đồng 2017, FIDIC nêu cơ chế xử lý khi nhà thầu cho rằng một chỉ dẫn là thay đổi dù chỉ dẫn chưa ghi nhận điều đó. Cơ chế yêu cầu thông báo và phản hồi theo trình tự hợp đồng. Vì vậy, người quản lý cần đánh giá chỉ dẫn theo tác động thực tế đến phạm vi, chi phí và thời gian, đồng thời thực hiện đúng bước thông tin đã thỏa thuận.
Tư vấn nên phân biệt yêu cầu nhà thầu thực hiện đúng nghĩa vụ sẵn có với yêu cầu sửa phạm vi. Khi chỉ dẫn liên quan đến sai sót thiết kế, dữ liệu hiện trường hoặc yêu cầu mới của chủ đầu tư, nhóm kỹ thuật và hợp đồng cần phối hợp để xác định căn cứ. Hồ sơ cần phản ánh nguyên nhân và quyết định được ban hành, qua đó tạo cơ sở quản lý cả chất lượng lẫn phần quyền lợi thương mại.
Việc xác định thẩm quyền tư vấn quản lý hợp đồng đặc biệt quan trọng ở những giao diện này. Chủ đầu tư nên duy trì cơ chế xử lý nhanh các vấn đề vượt quyền tư vấn, trong khi tư vấn phải chuyển đủ thông tin và đề xuất. Nhà thầu cần giữ chứng cứ ảnh hưởng và thực hiện nghĩa vụ bảo đảm an toàn theo pháp luật cùng hợp đồng trong thời gian vấn đề được giải quyết.
Xác định quyền lợi đòi hỏi vai trò trung lập theo mẫu
FIDIC giải thích rằng khoản 3.7 của Sách Đỏ và Sách Vàng 2017 yêu cầu Engineer tham vấn để các bên đạt thỏa thuận, rồi xác định vấn đề khi thiếu thỏa thuận. Khi thực hiện chức năng này, Engineer phải hành động trung lập giữa các bên; mẫu còn loại trừ yêu cầu xin chủ đầu tư đồng ý trước khi thực hiện thẩm quyền theo khoản 3.7. Đây là nghĩa vụ trong cơ chế mẫu được áp dụng theo bộ hợp đồng cụ thể.
Tài liệu sửa đổi Sách Đỏ năm 2022 điều chỉnh phạm vi các vấn đề và yêu cầu được xử lý theo khoản 3.7. Nhóm dự án cần tổ chức hồ sơ theo đúng bản đã chọn, xác định vấn đề, căn cứ quyền lợi, dữ liệu và kết quả xử lý. Chủ đầu tư nên bố trí cơ chế cung cấp thông tin để tư vấn có khả năng đánh giá đầy đủ, còn nhà thầu cần trình bày yêu cầu có căn cứ theo thủ tục tương ứng.
Quyết định của Engineer cần được theo dõi cùng cơ chế thông báo không đồng ý và giải quyết tranh chấp trong hợp đồng. Người quản lý phải nhận diện đúng trạng thái và hiệu lực theo điều kiện đã thỏa thuận để thực hiện bước tiếp theo. Việc lưu căn cứ, dữ liệu đã xem xét và lý do kết luận giúp các bên hiểu vấn đề được xử lý như thế nào và xác định phần còn bất đồng.
Nghĩa vụ giám sát tại Việt Nam cần được tổ chức riêng theo nhiệm vụ
Điều 56 Luật Xây dựng quy định nội dung và yêu cầu giám sát thi công; Điều 20 Nghị định số 207/2026/NĐ-CP quy định công việc của tổ chức giám sát. Khi Engineer hoặc bộ phận của tư vấn được giao thực hiện giám sát, nhân sự và cách tổ chức phải đáp ứng điều kiện tương ứng. Chức danh trong mẫu FIDIC cần được nối với nhiệm vụ thực tế và trách nhiệm theo pháp luật Việt Nam.
Chủ đầu tư nên xác định các sản phẩm hồ sơ theo pháp luật và theo hợp đồng, đồng thời tổ chức quy trình tránh trùng lặp hoặc bỏ sót. Chứng nhận theo FIDIC cần được đặt đúng chức năng hợp đồng, còn nghiệm thu xây dựng phải thực hiện theo quy định bắt buộc áp dụng. Việc lựa chọn Sách Đỏ và trách nhiệm thiết kế cũng phải thống nhất với phân công giữa giám sát, thiết kế và quản lý hợp đồng.
Kết luận
Thẩm quyền Nhà tư vấn FIDIC cần được xác định theo từng chức năng, từ chỉ dẫn, xác nhận đến thỏa thuận hoặc xác định quyền lợi. Chủ đầu tư phải đồng bộ hợp đồng dịch vụ, hợp đồng xây dựng và cơ chế đại diện, còn tư vấn thực hiện đúng phạm vi cùng nghĩa vụ trung lập khi cơ chế hợp đồng yêu cầu. Sự phân định rõ tạo cơ sở cho quyết định kịp thời và quản lý tranh chấp có căn cứ.
Bình luận