Minh họa các nội dung yêu cầu, thử nghiệm, chấp thuận.
Khoản 6 Điều 14 Nghị định số 207/2026/NĐ-CP yêu cầu người giám sát thi công của chủ đầu tư nghiệm thu vật liệu, sản phẩm, cấu kiện và thiết bị trước khi đưa vào công trình. Với vật liệu và thiết bị theo FIDIC, yêu cầu này tồn tại cùng cơ chế kiểm soát hợp đồng. Bài viết phân tích cách xử lý sai khác và đề xuất thay thế trong FIDIC Sách Đỏ, lần xuất bản thứ hai năm 2017, tại dự án áp dụng khung pháp luật Việt Nam từ ngày 01/7/2026.
Khi lô hàng khác hồ sơ mẫu hoặc yêu cầu mới ảnh hưởng sản phẩm đã đặt mua, quyết định xử lý phải nối được yêu cầu ban đầu, tình trạng thực tế và nguyên nhân sai khác.
Xác lập yêu cầu trước khi kết luận hàng không phù hợp
FIDIC giới thiệu bản 2017 với cơ chế quản lý chất lượng và chứng minh sự tuân thủ hợp đồng chi tiết hơn. Giải thích của FIDIC về các khoản 4.9.1 và 4.9.2 nhấn mạnh khả năng truy xuất hồ sơ đến đối tượng liên quan và việc thể hiện kết quả kiểm tra, thử nghiệm. Vì vậy, kết luận chất lượng phải có căn cứ nhận diện được.
Chẳng hạn, thiết bị được chào theo công suất và kích thước trong chỉ dẫn kỹ thuật, nhưng bản vẽ lắp đặt sau đó thay khoảng trống bảo trì. Người kiểm tra không nên chỉ kết luận “không đúng bản vẽ”. Hồ sơ cần xác định bản vẽ nào tạo nghĩa vụ, thời điểm phát hành và liệu yêu cầu mới đã thay thế yêu cầu khi đặt hàng hay chưa.
Việc xác định thứ tự ưu tiên tài liệu hợp đồng và phiên bản tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng giúp giải quyết bất nhất trước khi phân bổ chi phí. Một tài liệu mới hơn về ngày lập chưa đương nhiên là tài liệu có quyền thay đổi yêu cầu đã ký.
Hồ sơ mẫu và lô hàng phải có cùng đối tượng
Nhà thầu nên lập một mã hồ sơ xuyên suốt từ đề xuất sản phẩm, mẫu, bản vẽ chế tạo đến lô giao hàng. Mã này cần gắn với chủng loại, thông số và vị trí sử dụng. Với thiết bị có nhiều cấu hình, tên thương mại giống nhau không chứng minh các cấu hình có thể thay thế cho nhau.
Tình huống giả định: Engineer đã xem xét một mẫu van với vật liệu thân và cấp áp lực xác định. Khi giao hàng, nhà cung cấp dùng cùng dòng sản phẩm nhưng đổi vật liệu thân. Phiếu xem xét mẫu cũ chỉ chứng minh nội dung đã được trình ở thời điểm trước; nhóm thi công phải xử lý sai khác của lô thực tế trước khi lắp.
Khoản 3 Điều 14 Nghị định 207 cũng quy định việc nghiệm thu của bên giao thầu không làm giảm trách nhiệm chất lượng và tính chính xác của tài liệu do nhà thầu cung cấp. Điều đó giải thích vì sao kiểm tra vật liệu đầu vào vẫn cần thực hiện ngay cả khi hồ sơ mua sắm đã qua vòng xem xét.
Khắc phục phải bắt đầu từ nguyên nhân và phạm vi ảnh hưởng
Tài liệu FIDIC về xử lý khiếm khuyết và từ chối theo khoản 7.5 mô tả trình tự của bản 2017 gắn với đề xuất khắc phục của nhà thầu và việc Engineer xem xét. Cách quản lý này đòi hỏi phương án có nội dung kỹ thuật cụ thể, thay vì một cam kết chung rằng nhà cung cấp sẽ xử lý.
Nhà thầu cần xác định lô bị ảnh hưởng, phần đã lắp và phần còn trong kho. Đề xuất phải giải thích cách sửa hoặc thay, thử nghiệm sau xử lý, điều kiện tiếp tục thi công và ảnh hưởng đến bộ phận liên quan. Nếu một vật liệu nằm trong kết cấu đã hoàn thành, phương án còn phải xem xét nguy cơ làm hỏng các phần đạt yêu cầu khi tháo dỡ.
Engineer phải trả lời theo tiêu chí kiểm chứng được, chẳng hạn độ bền sau sửa chữa. Nếu yêu cầu thay toàn bộ thay vì sửa cục bộ, hồ sơ cần giải thích vì sao biện pháp nhẹ hơn không đáp ứng.
Đề xuất thay thế có thể dẫn đến những hệ quả khác nhau
Có thể phân biệt ba tình huống. Thứ nhất, nhà thầu cung cấp sai yêu cầu đã nhận nên phải khắc phục theo trách nhiệm tương ứng. Thứ hai, nhà thầu đề xuất sản phẩm khác để thuận lợi mua sắm; đề xuất chỉ được sử dụng sau khi hoàn thành các chấp thuận cần thiết. Thứ ba, chủ đầu tư thay yêu cầu sau khi nhà thầu đã đặt hàng đúng, khiến cần xem xét cơ chế thay đổi hợp đồng.
Việc phân biệt thay đổi và sửa lỗi quyết định hướng xử lý thương mại. Giá sản phẩm thay thế cao hơn chưa tự chứng minh quyền được thanh toán thêm. Ngược lại, gọi một yêu cầu mới là “hoàn thiện hồ sơ” cũng không đủ để chuyển mọi chi phí cho nhà thầu.
Trong tình huống van nêu trên, nếu khác biệt do nhà cung cấp giao sai, nhà thầu phải tổ chức khắc phục theo nghĩa vụ cung ứng đã nhận. Nếu chủ đầu tư mới yêu cầu cấp áp lực cao hơn, các bên phải ghi nhận yêu cầu mới, người ban hành và tác động. Hai tình huống có thể dùng cùng một phương án thay van nhưng có căn cứ chi phí khác nhau.
Chấp thuận kỹ thuật cần nối với quyết định hợp đồng
Phiếu chấp thuận sản phẩm nên nêu rõ đối tượng, thông số và phạm vi sử dụng. Nếu có thay đổi, quyết định hợp đồng cần thể hiện người có thẩm quyền, phạm vi điều chỉnh và cách xử lý giá, thời gian. Không nên để một chữ ký kiểm tra catalogue trở thành căn cứ duy nhất cho cả chất lượng, phát sinh và thanh toán.
Đối với chỉ dẫn từ Engineer, nhóm dự án phải xác định thẩm quyền Nhà tư vấn trong bộ hợp đồng cụ thể. Nhà thầu đồng thời thực hiện nghĩa vụ thông báo khi cho rằng chỉ dẫn làm thay đổi phạm vi. Biên bản kỹ thuật và thông báo hợp đồng có thể liên kết cùng mã sự kiện để tránh mất thông tin khi chuyển giữa các bộ phận.
Khi vật tư đã mua nhưng chưa lắp, hồ sơ thanh toán cần bám điều kiện đã thỏa thuận cho loại hàng đó. Phiếu nhập kho, kết quả thử nghiệm và chứng nhận thanh toán thực hiện những chức năng khác nhau. Chứng từ giao hàng đơn lẻ chưa đủ kết luận sản phẩm được chấp thuận sử dụng hoặc toàn bộ giá trị đã đến hạn thanh toán.
Kết luận
Quản lý vật liệu và thiết bị theo FIDIC Sách Đỏ 2017 phải bắt đầu bằng yêu cầu có thể truy xuất và kết thúc bằng một quyết định xử lý có căn cứ. Hồ sơ mẫu, lô hàng và kết quả khắc phục cần liên kết rõ; nguyên nhân sai khác quyết định hướng phân bổ trách nhiệm. Khi thay thế sản phẩm, nhóm dự án phải hoàn tất cả đánh giá kỹ thuật lẫn thủ tục hợp đồng phù hợp, trước khi đưa hàng vào sử dụng.
Bình luận