Bản vẽ hoàn công ghi nhận công trình đã được xây dựng như thế nào. Khi số liệu trên bản vẽ không khớp với hiện trường, việc nghiệm thu, thanh toán và bàn giao đều có thể phát sinh vướng mắc. Vì vậy, nhà thầu cần tổ chức thu thập và cập nhật dữ liệu trong quá trình thi công. Riêng bộ phận bị che khuất phải được lập bản vẽ hoàn công hoặc đo đạc xác định kích thước, thông số thực tế trước khi tiến hành công việc tiếp theo.
Giá trị của bản vẽ hoàn công nằm ở dữ liệu thực tế
Khoản 3 Điều 2 Nghị định 207/2026/NĐ-CP quy định: “Bản vẽ hoàn công là bản vẽ công trình xây dựng hoàn thành, trong đó thể hiện vị trí, kích thước, vật liệu và thiết bị được sử dụng thực tế.” Định nghĩa này xác định rõ đối tượng phản ánh của tài liệu là công trình thực tế, dù công trình đó phù hợp hoàn toàn với thiết kế hay có những thông số đã thay đổi.
Thiết kế được duyệt là căn cứ để thi công và kiểm tra. Bản vẽ hoàn công ghi nhận kết quả thi công. Hai tài liệu có quan hệ chặt chẽ nhưng phục vụ những mục đích khác nhau. Khi lập hồ sơ, nhà thầu phải chỉ ra phần nào giữ nguyên, phần nào thay đổi và cơ sở xử lý đối với thay đổi đó. Việc ký xác nhận hiện trạng không thay thế thủ tục phê duyệt điều chỉnh thiết kế hoặc thỏa thuận điều chỉnh hợp đồng thuộc thẩm quyền của các bên.
Do đó, người kiểm tra hồ sơ phải tách hai câu hỏi. Công trình thực tế có được thể hiện trung thực hay không là câu hỏi về bản vẽ hoàn công; công trình đó có đáp ứng thiết kế, quy chuẩn và điều kiện nghiệm thu hay không là câu hỏi về chất lượng và tính hợp pháp của việc thi công. Một bản vẽ đầy đủ chữ ký vẫn phải được nghiên cứu cùng tài liệu nghiệm thu và hồ sơ xử lý sai khác.
Khi nào được sử dụng lại bản vẽ thi công
Điểm a khoản 1 Phụ lục IIb Nghị định 207/2026/NĐ-CP cho phép chụp lại bản vẽ thi công, sau đó các bên liên quan đóng dấu và ký xác nhận để làm bản vẽ hoàn công, khi kích thước, thông số thực tế không vượt quá sai số cho phép so với thiết kế. Cơ chế này giúp giảm công việc lập lại bản vẽ nhưng vẫn đặt điều kiện kiểm tra số liệu thực tế.
Cũng theo điểm a khoản 1 Phụ lục IIb, nếu kích thước, thông số thực tế thay đổi so với bản vẽ thi công được phê duyệt, nhà thầu được ghi trị số thực tế trong ngoặc đơn bên cạnh hoặc bên dưới trị số cũ. Điểm b khoản 1 Phụ lục IIb còn cho phép vẽ lại bản vẽ hoàn công mới khi cần thiết, với khung tên tương tự mẫu dấu được quy định trong phụ lục.
Nhà thầu nên lựa chọn cách trình bày giúp người sử dụng nhận biết rõ hiện trạng. Khi một tờ bản vẽ có nhiều lần sửa, các ghi chú chồng lên nhau hoặc không xác định được phiên bản thiết kế làm căn cứ, việc vẽ lại thường thuận lợi hơn cho kiểm tra và vận hành. Đây là lựa chọn tổ chức hồ sơ; dù sử dụng cách nào, số liệu và nguồn xác định số liệu vẫn phải thống nhất.
Ghi nhận bộ phận che khuất trước khi chuyển bước
Điểm c khoản 1 Phụ lục IIb yêu cầu bộ phận công trình bị che khuất phải được lập bản vẽ hoàn công hoặc được đo đạc xác định kích thước, thông số thực tế trước khi tiến hành công việc tiếp theo. Quy định này trực tiếp giải quyết nguy cơ mất dữ liệu sau khi đổ bê tông, lấp đất hoặc hoàn thiện bề mặt.
Nhà thầu và tư vấn giám sát nên bố trí việc đo đạc cùng thời điểm kiểm tra công việc, xác định rõ vị trí, mốc đo và người thực hiện. Số liệu phải gắn với cấu kiện hoặc đoạn công trình cụ thể để sử dụng được khi lập bản vẽ tổng hợp. Ảnh hiện trường có thể hỗ trợ việc nhận biết vị trí nhưng thường không thể hiện đầy đủ kích thước, cao độ và loại vật liệu.
Nếu dữ liệu còn thiếu sau khi bộ phận công trình đã bị che khuất, nhà thầu cần báo cáo rõ phần thiếu và đề xuất phương pháp xác định lại phù hợp để bảo đảm tính chính xác, trung thực của hồ sơ. Việc sao chép kích thước thiết kế rồi ký như số liệu đã đo sẽ làm sai lệch bản chất của tài liệu. Chi phí và trách nhiệm xử lý được xác định theo nguyên nhân, nghĩa vụ của từng bên và thỏa thuận hợp đồng.
Người ký và mẫu dấu phải phù hợp với quan hệ hợp đồng
Khoản 2 Phụ lục IIb quy định hai mẫu dấu. Mẫu số 1 có vị trí ký của người lập, chỉ huy trưởng công trình hoặc giám đốc dự án và tư vấn giám sát trưởng; phần ghi chú loại trừ hình thức thầu chính, thầu phụ, hợp đồng EPC và hợp đồng chìa khóa trao tay.
Mẫu số 2 áp dụng cho các hình thức nêu trên, thể hiện thêm vai trò chỉ huy trưởng hoặc giám đốc dự án của nhà thầu phụ và của nhà thầu chính. Bởi vậy, việc chọn mẫu phải dựa trên cơ cấu thực hiện gói thầu. Dùng một mẫu dấu chung cho mọi nhà thầu có thể khiến hồ sơ thiếu người xác nhận theo vai trò thực tế.
Đối với liên danh, điểm d khoản 1 Phụ lục IIb quy định từng thành viên có trách nhiệm lập, ký xác nhận bản vẽ hoàn công phần việc do mình thực hiện và không được ủy quyền cho thành viên khác trong liên danh thực hiện. Quy định áp dụng cho trường hợp nhà thầu giám sát thi công, nhà thầu thi công xây dựng liên danh. Thành viên đứng đầu có thể tổ chức tập hợp hồ sơ, nhưng việc tập hợp không thay thế trách nhiệm ký xác nhận phần việc của từng thành viên.
Trách nhiệm của nhà thầu và chủ đầu tư trong hồ sơ hoàn thành
Khoản 1 Điều 28 Nghị định 207/2026/NĐ-CP giao chủ đầu tư tổ chức lập hồ sơ hoàn thành công trình sau khi tổ chức nghiệm thu hoàn thành hạng mục công trình, công trình xây dựng và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của hồ sơ. Các nhà thầu tham gia xây dựng chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của thành phần hồ sơ do mình lập. Sự phân công này đòi hỏi cả người tạo lập dữ liệu và người tổ chức tiếp nhận hồ sơ thực hiện đúng trách nhiệm của mình.
Khi phát hiện bản vẽ không khớp nhật ký, biên bản nghiệm thu hoặc kết quả đo, chủ đầu tư cần yêu cầu làm rõ nguyên nhân và xử lý sai khác để bảo đảm tính chính xác, trung thực của hồ sơ. Quá trình làm rõ phải gắn với yêu cầu nghiệm thu và sử dụng tài liệu của công việc liên quan. Phiếu yêu cầu sửa hồ sơ nên chỉ rõ tờ bản vẽ, vị trí sai khác và căn cứ đối chiếu. Nhà thầu giải trình bằng dữ liệu, đồng thời quản lý bản sửa để tránh tồn tại nhiều bản cùng mang tên phiên bản cuối.
Theo khoản 2 Điều 28, hồ sơ hoàn thành được lập bằng tiếng Việt; trường hợp có yếu tố nước ngoài, các bên có thể thỏa thuận thêm tiếng Anh hoặc ngôn ngữ khác. Khoản 4 Điều này quy định việc lưu bằng bản gốc và bản sao điện tử; trường hợp không có bản gốc thì thay bằng bản chính hoặc bản sao hợp pháp. Vì thế, việc bàn giao tệp kỹ thuật phải đi cùng phương án lưu giữ tài liệu xác nhận theo quy định.
Sử dụng bản vẽ trong thanh toán và bàn giao
Bản vẽ hoàn công là một nguồn dữ liệu để xác định công việc thực tế đã thực hiện. Tuy nhiên, giá trị thanh toán còn phụ thuộc phạm vi hợp đồng, hình thức giá, điều kiện thanh toán và hồ sơ nghiệm thu tương ứng. Một thay đổi được ghi trên bản vẽ cần được nối với hồ sơ chấp thuận hoặc xử lý thay đổi trước khi đưa vào yêu cầu thanh toán theo hợp đồng.
Khoản 2 Điều 30 Nghị định 207/2026/NĐ-CP yêu cầu nhà thầu thi công, nhà thầu cung ứng thiết bị bàn giao cho chủ đầu tư bản vẽ hoàn công cùng các tài liệu liên quan trước khi bàn giao công trình. Dữ liệu thiếu hoặc sai không chỉ ảnh hưởng việc kết thúc gói thầu mà còn gây khó khăn khi bảo trì, sửa chữa hoặc xác định vị trí hệ thống kỹ thuật trong thời gian sử dụng.
Nghị định 207 có hiệu lực từ ngày 01/7/2026 theo khoản 1 Điều 52. Hồ sơ công trình trải qua thời điểm này phải được xem xét theo đúng nội dung chuyển tiếp tại Điều 53; không thể chỉ dựa vào ngày ký hợp đồng để mặc nhiên giữ toàn bộ thủ tục cũ.
Bản vẽ hoàn công đáng tin cậy phải hình thành từ dữ liệu hiện trường, được xác nhận đúng vai trò và liên kết được với hồ sơ chất lượng. Tổ chức tốt công việc này ngay trong quá trình thi công giúp các bên giảm tranh luận khi nghiệm thu, thanh toán và bàn giao công trình.