Sau nghiệm thu, công trình vẫn chịu tác động của tải trọng, thời tiết và cách vận hành; trách nhiệm bảo đảm chất lượng vì thế tiếp tục trong quá trình sử dụng. Quy trình bảo trì xác định cách kiểm tra, bảo dưỡng và sửa chữa; kế hoạch bảo trì chuyển các yêu cầu ấy thành công việc, thời gian, phương thức và chi phí thực hiện. Nếu doanh nghiệp chỉ có một tập tài liệu kỹ thuật nhưng không tổ chức công việc hằng năm, hồ sơ đó chưa giải quyết được yêu cầu duy trì an toàn trong khai thác.
Bảo trì công trình gồm những công việc gì
Khoản 10 Điều 2 Nghị định số 207/2026/NĐ-CP quy định: “Bảo trì công trình xây dựng là tập hợp các công việc nhằm bảo đảm và duy trì sự làm việc bình thường, an toàn của công trình theo quy định của thiết kế trong quá trình khai thác, sử dụng.” Nội dung bảo trì có thể gồm kiểm tra, quan trắc, kiểm định chất lượng, đánh giá an toàn, bảo dưỡng và sửa chữa. Từng công việc phụ thuộc vào đặc điểm công trình, quy trình được phê duyệt và tình trạng thực tế, chứ không mặc nhiên phát sinh đồng thời trong mọi trường hợp.
Bảo dưỡng thường nhằm ngăn ngừa hoặc hạn chế xuống cấp bằng các thao tác định kỳ; sửa chữa xử lý hư hỏng hoặc thay thế bộ phận theo yêu cầu kỹ thuật. Khi công việc làm thay đổi công năng hoặc quy mô công trình, doanh nghiệp phải phân loại lại phạm vi công việc, thay vì sử dụng tên gọi “bảo trì” để bỏ qua thủ tục đầu tư, thiết kế hoặc xây dựng có liên quan.
Điều 65 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 yêu cầu chủ đầu tư tổ chức lập, phê duyệt quy trình trước khi đưa công trình vào sử dụng; chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng chịu trách nhiệm bảo trì trong quá trình khai thác. Nghị định số 207/2026/NĐ-CP cụ thể hóa việc lập quy trình, lập kế hoạch, tổ chức thực hiện và quản lý hồ sơ. Các quy định bảo trì nêu trên áp dụng từ ngày 01/7/2026. Điều 53 của Nghị định không buộc lập lại toàn bộ quy trình cũ; việc điều chỉnh thực hiện khi có căn cứ theo khoản 6 Điều 34.
Quy trình bảo trì là căn cứ kỹ thuật
Khoản 11 Điều 2 Nghị định số 207/2026/NĐ-CP định nghĩa: “Quy trình bảo trì công trình xây dựng là tài liệu quy định về trình tự, nội dung và chỉ dẫn thực hiện các công việc bảo trì công trình xây dựng.” Theo Điều 34, quy trình phải phù hợp với công trình và thiết bị được lắp đặt. Nội dung cốt lõi gồm các thông số kỹ thuật phục vụ bảo trì, đối tượng và phương pháp kiểm tra, yêu cầu bảo dưỡng, thời điểm sửa chữa, yêu cầu quan trắc hoặc kiểm định khi thuộc trường hợp áp dụng. Quy trình vì thế phải cho người thực hiện biết kiểm tra bộ phận nào, theo dấu hiệu nào và xử lý ra sao, thay vì chỉ liệt kê tên công việc chung chung.
Chẳng hạn, yêu cầu kiểm tra hệ thống thoát nước phải gắn với phạm vi, chu kỳ và dấu hiệu xử lý phù hợp thiết kế, hướng dẫn thiết bị và điều kiện khai thác. Chu kỳ kỹ thuật không thể chỉ dựa vào kinh nghiệm của người lập dự toán.
Nhà thầu thiết kế và nhà cung cấp thiết bị thực hiện trách nhiệm lập, cung cấp quy trình theo phạm vi công việc của mình; chủ đầu tư tổ chức lập và phê duyệt theo quy định. Khi công trình đã được đưa vào sử dụng, chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng tiếp tục chịu trách nhiệm tổ chức bảo trì. Việc thuê nhà thầu thực hiện công việc cụ thể không thay thế trách nhiệm quản lý này.
Phân biệt quy trình với kế hoạch hằng năm
Điều 35 Nghị định số 207/2026/NĐ-CP yêu cầu chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng lập kế hoạch bảo trì hằng năm trên cơ sở quy trình đã được phê duyệt và hiện trạng công trình. Kế hoạch có các nội dung chính là tên công việc, thời gian thực hiện, phương thức thực hiện và chi phí. Các yếu tố này gắn kết công việc với thời điểm và nguồn lực thực hiện.
Quy trình có thể yêu cầu kiểm tra một bộ phận theo chu kỳ, nhưng kế hoạch năm còn phải phản ánh kết quả kiểm tra gần nhất và tình trạng phát sinh. Nếu bộ phận ấy xuất hiện dấu hiệu bất thường trước kỳ bảo dưỡng, doanh nghiệp không được lấy lý do “chưa đến lịch” để tiếp tục vận hành mà không xử lý nguy cơ. Ngược lại, việc đề xuất thay thế thiết bị phải có căn cứ về tình trạng và yêu cầu kỹ thuật, không chỉ dựa vào việc ngân sách năm còn dư.
Kế hoạch bảo trì được sửa đổi, bổ sung trong quá trình thực hiện theo quyết định của chủ thể có trách nhiệm. Khi điều chỉnh, hồ sơ nên thể hiện công việc thay đổi, lý do, chi phí và ảnh hưởng đến vận hành. Hồ sơ đó giải thích căn cứ quyết định, thay vì hợp thức hóa khoản chi sau khi hoàn thành.
Công trình nhỏ vẫn có nghĩa vụ bảo trì
Khoản 4 Điều 34 Nghị định số 207/2026/NĐ-CP không bắt buộc lập quy trình riêng cho công trình cấp III trở xuống, nhà ở riêng lẻ và công trình tạm, trừ khi pháp luật có quy định khác. Khoản 5 cho phép áp dụng tiêu chuẩn hoặc quy trình của công trình tương tự phù hợp. Ngoại lệ đối với hình thức tài liệu không đồng nghĩa với miễn thực hiện bảo trì. Chủ thể quản lý vẫn phải tổ chức công việc để công trình đáp ứng yêu cầu sử dụng và an toàn.
Khi sử dụng quy trình của công trình tương tự, sự tương tự phải được đánh giá trên những yếu tố liên quan như kết cấu, thiết bị, môi trường và cách khai thác. Hai tòa nhà có cùng số tầng nhưng khác hệ thống kỹ thuật hoặc điều kiện ăn mòn chưa chắc có thể dùng nguyên một quy trình. Việc lựa chọn tài liệu phải phục vụ chính công trình đang quản lý, không chỉ đáp ứng yêu cầu có đủ hồ sơ trên danh mục.
Tổ chức thực hiện gắn với năng lực và hiện trạng
Điều 36 Nghị định số 207/2026/NĐ-CP quy định việc tổ chức kiểm tra, bảo dưỡng và sửa chữa theo quy trình đã được phê duyệt. Chủ sở hữu hoặc chủ quản lý sử dụng tự thực hiện khi đáp ứng điều kiện hoặc thuê đơn vị phù hợp. Phạm vi giao việc phải xác định rõ sản phẩm, tiêu chí nghiệm thu và trách nhiệm đối với từng hệ thống, nhất là khi có nhiều nhà thầu cùng tham gia.
Một hợp đồng chỉ ghi “bảo trì toàn bộ công trình” dễ phát sinh tranh luận về việc kiểm định, thay thế vật tư hoặc sửa chữa lớn có nằm trong giá hay không. Hợp đồng nên gắn danh mục công việc với quy trình và kế hoạch đã được duyệt, đồng thời quy định cách xử lý công việc phát sinh. Phân loại đúng hợp đồng bảo trì có sửa chữa, thay thế giúp doanh nghiệp xác định trách nhiệm và tổ chức thực hiện phù hợp với bản chất công việc.
Kết quả kiểm tra phải được phản ánh vào quyết định tiếp theo. Một kiến nghị sửa chữa chưa được xử lý không thể biến mất khỏi hồ sơ chỉ vì doanh nghiệp đã ký hợp đồng bảo dưỡng kỳ mới. Người quản lý nên xác định đầu mối, thời hạn xử lý tồn tại và điều kiện tiếp tục sử dụng.
Chi phí phải xuất phát từ công việc cần thực hiện
Điều 39 Nghị định số 207/2026/NĐ-CP quy định chi phí bảo trì gồm các khoản cho bảo dưỡng, sửa chữa, kiểm tra, quan trắc, kiểm định, đánh giá an toàn, lập quy trình, kế hoạch và các chi phí liên quan. Từ các nhóm công việc này, doanh nghiệp xác định dự toán theo phạm vi và yêu cầu kỹ thuật thực tế. Việc có nguồn kinh phí không làm phát sinh quyền bỏ qua căn cứ xác định công việc hoặc trình tự quản lý khoản chi.
Doanh nghiệp nên tách chi phí bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa phát sinh và các công việc kiểm tra chuyên sâu khi lập kế hoạch. Sự phân tách giúp người phê duyệt nhận diện khoản chi để duy trì vận hành thông thường và khoản chi xử lý một nguy cơ cụ thể. Đối với nguồn vốn chịu chế độ quản lý riêng, việc lập và sử dụng kinh phí còn phải tuân thủ quy định tương ứng, không chỉ căn cứ hợp đồng với đơn vị bảo trì.
Hồ sơ phải phản ánh cả quá trình thực hiện
Khoản 1 Điều 38 Nghị định số 207/2026/NĐ-CP yêu cầu lập và lưu giữ hồ sơ bảo trì trong suốt quá trình khai thác, sử dụng. Hồ sơ gồm quy trình, kế hoạch, kết quả kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa và các kết quả chuyên môn khác theo trường hợp áp dụng. Hóa đơn thanh toán không thay thế chứng cứ về tình trạng và công việc đã thực hiện.
Khi chuyển giao công việc giữa các đơn vị, doanh nghiệp nên bàn giao cả hồ sơ đã hoàn thành lẫn danh mục vấn đề còn tồn tại. Nếu chỉ chuyển bản quy trình ban đầu mà bỏ kết quả sửa chữa hoặc thay thế thiết bị, đơn vị tiếp nhận sẽ sử dụng thông tin không còn phản ánh đúng hiện trạng. Việc quản lý phiên bản và lưu dấu vết thay đổi vì thế có ý nghĩa trực tiếp đối với quyết định kỹ thuật.
Quy trình bảo trì, kế hoạch hằng năm và hồ sơ thực hiện tạo thành một hệ thống thống nhất. Doanh nghiệp tổ chức tốt hệ thống này sẽ có căn cứ để lựa chọn công việc, kiểm soát chi phí và xác định trách nhiệm, đồng thời duy trì an toàn cho công trình trong suốt quá trình khai thác.
Bình luận