Thời hạn phải được xác định từ đúng cơ chế yêu cầu
Điều 21 Nghị định số 210/2026/NĐ-CP quy định quyền khiếu nại khi một bên phát hiện bên kia thực hiện sai hoặc thiếu nghĩa vụ hợp đồng; khiếu nại cần có căn cứ, dẫn chứng và gửi đúng địa chỉ đã thỏa thuận. Khoản 4 Điều 4 yêu cầu trao đổi quản lý hợp đồng bằng văn bản, nêu căn cứ và thời hạn trả lời theo thỏa thuận. Khoản 2 Điều 81 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 xác định hợp đồng có hiệu lực là cơ sở thực hiện và giải quyết tranh chấp. Vì vậy, thời hạn thông báo khiếu nại cần được đọc từ điều khoản áp dụng cho loại yêu cầu đang phát sinh.
Trong quản lý xây dựng, “khiếu nại” thường được dùng để chỉ yêu cầu về tiền, gia hạn hoặc trách nhiệm theo hợp đồng. Cần xác định bản chất này để tránh nhầm với khiếu nại hành chính về quyết định hoặc hành vi của cơ quan có thẩm quyền. Điều khoản thông báo hợp đồng có thể phân chia nhiều bước và đặt hệ quả riêng khi gửi muộn. Người quản lý nên nhận diện yêu cầu theo hợp đồng trước khi chọn mốc, biểu mẫu và địa chỉ gửi.
Tách các thời hạn thường bị gộp chung
Hồ sơ có thể đặt hạn thông báo ban đầu, hạn gửi chi tiết, chu kỳ cập nhật sự kiện tiếp diễn và hạn phản hồi của bên nhận. Mỗi hạn phục vụ một mục đích: báo sớm để phối hợp, trình căn cứ, lượng hóa tác động hoặc ra quyết định. Nhà thầu nên lập lịch theo từng bước và lưu điều khoản nguồn, thay vì dùng một ô “hạn khiếu nại” cho toàn bộ quy trình. Khi hợp đồng có mẫu điều kiện riêng, các sửa đổi tại điều kiện cụ thể phải được đối chiếu cùng mẫu gốc.
Đối với đầu tư công, PPP, điểm b khoản 4 Điều 4 Nghị định 210 yêu cầu trả lời kiến nghị, đề xuất, yêu cầu theo thỏa thuận nhưng tối đa bảy ngày làm việc từ khi nhận; nếu từ chối phải nêu lý do. Điểm b khoản 4 Điều 22 cũng đặt hạn bảy ngày làm việc đối với trả lời đề nghị sửa đổi thuộc phạm vi quy định. Riêng khiếu nại thuộc Điều 21, khoản 4 quy định bên nhận trong dự án đầu tư công, PPP phải trả lời bằng văn bản tối đa bảy ngày từ khi nhận, nêu chấp thuận hoặc từ chối và lý do. Đây là bảy ngày, khác bảy ngày làm việc ở Điều 4 và Điều 22. Cả ba mốc là hạn phản hồi, cần tách khỏi hạn gửi thông báo ban đầu.
Thời hiệu khởi kiện lại là giới hạn theo luật để yêu cầu cơ quan có thẩm quyền giải quyết. Việc đã gửi thông báo hoặc còn đang đàm phán cần được theo dõi cùng thời hiệu tương ứng. Phân biệt yêu cầu và tranh chấp giúp lựa chọn bước tiếp theo, nhưng tên văn bản chưa quyết định mọi hệ quả về thời gian. Bộ phận hợp đồng nên giữ riêng lịch thông báo, lịch phản hồi và lịch bảo vệ quyền qua trọng tài hoặc Tòa án.
Xác định mốc bắt đầu và cách tính
Điều khoản có thể tính hạn từ ngày sự kiện xảy ra, ngày nhận chỉ dẫn hoặc ngày bên yêu cầu biết, phải biết tác động. Nhà thầu cần giữ tài liệu thể hiện từng dữ kiện: ngày phát hành và nhận bản vẽ, ngày bàn giao, nhật ký phát hiện hoặc thông báo của bên kia. Nếu chỉ lưu ngày lập hồ sơ yêu cầu, người xử lý sẽ thiếu căn cứ để đánh giá hạn đã bắt đầu lúc nào. Mốc trong bảng theo dõi phải dẫn được tới chứng cứ cụ thể.
Khoản 1 Điều 145 Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 đặt cách tính thời hạn theo bộ luật, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc pháp luật quy định khác. Điều 147 quy định thời điểm bắt đầu và Điều 148 quy định thời điểm kết thúc. Vì vậy, người tính cần đọc điều khoản về ngày làm việc, ngày lịch, giờ nhận và phương thức giao nhận trước khi áp dụng cách tính. Theo cách tính mặc định, thời hạn bằng ngày, tuần, tháng, năm bắt đầu từ ngày tiếp theo, bỏ ngày đầu; nếu ngày cuối là ngày nghỉ cuối tuần hoặc nghỉ lễ thì kết thúc vào hết ngày làm việc tiếp theo. Các bên áp dụng quy tắc này trong giới hạn thỏa thuận và quy định pháp luật khác tại Điều 145.
Đối với sự kiện kéo dài, thông báo ban đầu nên nhận diện sự kiện đã phát sinh và tác động đang tiếp diễn, sau đó cập nhật theo hợp đồng. Nhà thầu cần tránh chờ đến khi tính xong toàn bộ chi phí mới xem xét nghĩa vụ thông báo. Mỗi lần cập nhật ghi rõ khoảng thời gian, dữ liệu bổ sung và thay đổi của yêu cầu. Khi sự kiện kết thúc, hồ sơ cuối nối được các bản cập nhật để người nhận kiểm tra tổng tác động.
Gửi đúng nội dung và đúng địa chỉ
Thông báo nên nêu hợp đồng, sự kiện, điều khoản được viện dẫn, phần nghĩa vụ bị ảnh hưởng và yêu cầu cần xử lý. Nếu hợp đồng yêu cầu thông báo theo mẫu hoặc có tiêu đề nhận diện, nhà thầu thực hiện đúng để giảm tranh luận về bản chất thư gửi. Biên bản họp và nhật ký có thể chứng minh sự kiện, còn việc đáp ứng thủ tục thông báo cần được đánh giá từ nội dung, chủ thể nhận và điều kiện giao nhận đã thỏa thuận.
Khoản 4 Điều 4 Nghị định 210 yêu cầu gửi đúng địa chỉ giao dịch hoặc trao đổi thông tin trong hợp đồng. Nhà thầu nên kiểm tra danh sách người nhận, địa chỉ thư điện tử, hệ thống tài liệu và thông báo thay đổi đầu mối. Hồ sơ cần giữ bản gửi, tài liệu kèm theo và chứng cứ nhận. Khi dùng thư điện tử, giá trị sửa đổi qua thư điện tử và giá trị thông báo là hai vấn đề cần được đánh giá theo nội dung, thẩm quyền và hình thức tương ứng.
Xử lý việc gửi muộn hoặc chưa có phản hồi
Nếu phát hiện thông báo muộn, bên yêu cầu nên gửi ngay hồ sơ hiện có, giải thích diễn biến và xác định điều khoản về hậu quả cùng căn cứ còn có thể áp dụng. Việc khẳng định mọi thông báo muộn đều mất toàn bộ quyền hoặc mọi bên nhận đã biết sự kiện đều phải chấp nhận yêu cầu sẽ bỏ qua nội dung hợp đồng cụ thể. Hồ sơ cần tách phần tuân thủ thủ tục, căn cứ quyền và chứng cứ tác động để đánh giá đầy đủ.
Nếu bên nhận chưa trả lời, bên gửi tiếp tục nhắc bằng văn bản và sử dụng cơ chế xử lý bất đồng đã giao kết. Sự im lặng phải được đánh giá theo điều khoản, quy định áp dụng; các thời hạn phản hồi nêu trên chưa tự xác lập cơ chế chấp thuận mọi đề nghị khi hết hạn. Với hợp đồng ký trước ngày 01/7/2026, khoản 7 Điều 95 của luật và Điều 33 Nghị định 210 chi phối chuyển tiếp. Quản lý đúng từng thời hạn sẽ giúp yêu cầu được đưa tới quyết định mà vẫn giữ đầy đủ chứng cứ về quyền và trách nhiệm.
Bình luận