Contract Data cụ thể hóa hợp đồng cho từng dự án
Khoản 4 và khoản 5 Điều 82 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 xác định nội dung cùng hồ sơ hợp đồng xây dựng. Với hợp đồng mới giao kết từ ngày 01/7/2026, các dữ liệu dự án trong NEC4 phải được thống nhất với quyền, nghĩa vụ và các tài liệu đã thỏa thuận. Việc tham khảo NEC theo khoản 3 Điều 34 Nghị định số 210/2026/NĐ-CP vẫn phải bảo đảm phù hợp pháp luật Việt Nam áp dụng cho giao dịch.
Trong NEC4 ECC, Contract Data được chia thành phần dữ liệu do chủ đầu tư cung cấp và phần dữ liệu do nhà thầu cung cấp. Cấu trúc này giúp xác định những thông tin riêng của dự án trong khuôn khổ các điều kiện mẫu. Khi sử dụng bản năm 2017 cùng sửa đổi tháng 1/2023 được NEC công bố, nhóm chuẩn bị cần ghi rõ ấn bản và tập hợp dữ liệu theo đúng phương án hợp đồng đã lựa chọn.
Phần dữ liệu của hai bên phải được chuẩn bị cùng nhau
NEC giải thích về Contract Data Part Two rằng chủ đầu tư có thể xác định trước một số nội dung, như yêu cầu về nhân sự hoặc thiết bị chủ chốt, để các bên dự thầu có cơ sở chào thống nhất. Nhà thầu sau đó cung cấp thông tin theo yêu cầu và đề xuất của mình. Vì vậy, việc chuẩn bị Part Two cần được xem cùng hồ sơ mời thầu và quá trình lựa chọn, thay vì chờ đến lúc hoàn thiện hợp đồng mới xử lý toàn bộ nội dung.
Chủ đầu tư nên xác định thông tin nào là điều kiện đã đặt ra, thông tin nào do nhà thầu chào và nội dung nào cần được thống nhất trong đàm phán. Những thay đổi sau làm rõ hoặc thương thảo phải được phản ánh vào bản cuối. Nếu nhiều phiên bản dữ liệu cùng tồn tại, nhóm ký hợp đồng cần xác lập phiên bản được chấp nhận để việc thực hiện dựa trên cùng bộ thông tin.
Nhân sự và thiết bị được đưa vào dữ liệu cần gắn với phạm vi cam kết. Chủ đầu tư nên đánh giá khả năng huy động thực tế theo tiến độ, còn nhà thầu cần xác định trách nhiệm khi phải thay thế. Các yêu cầu lựa chọn nhân sự cũng phải phù hợp điều kiện năng lực bắt buộc của công việc và quy định áp dụng cho hoạt động lựa chọn nhà thầu của dự án.
Phương án giá chi phối dữ liệu cần hoàn thiện
NEC4 ECC có các phương án chính với cơ chế giá khác nhau, nên Contract Data cần được chuẩn bị phù hợp phương án đã lựa chọn. Thông số về phí, chia sẻ chênh lệch hoặc dữ liệu giá phải tương thích với cơ chế của hợp đồng cụ thể. Nhóm soạn thảo cần kết nối dữ liệu này với tài liệu giá và những điều khoản bổ sung để người quản lý có thể tính toán nghĩa vụ theo một cách thống nhất.
Khi lựa chọn NEC4 ECC và cơ chế quản lý, chủ đầu tư nên mô hình hóa các tình huống thanh toán và thay đổi trước khi chốt dữ liệu. Việc mô hình hóa giúp phát hiện đơn vị, tỷ lệ hoặc mốc thời gian chưa rõ, đồng thời đánh giá nguồn vốn cần thiết. Nhà thầu cũng cần kiểm tra tính tương thích giữa đề xuất giá, phạm vi đã nhận và các thông số được đưa vào hợp đồng.
Các bên nên xác định rõ nghĩa vụ tài chính theo pháp luật áp dụng tại Việt Nam, bao gồm đồng tiền, thuế và các điều kiện thanh toán liên quan. Việc dùng mẫu quốc tế cần đi cùng cách phân loại hình thức giá hợp đồng phù hợp giao dịch. Một thông số được lấy từ dự án nước ngoài cần được đánh giá theo điều kiện của dự án mới trước khi trở thành cam kết tài chính của các bên.
Dữ liệu thời gian và thẩm quyền phải có thể vận hành
Các mốc tiếp cận, bắt đầu, hoàn thành và khoảng thời gian xử lý cần phản ánh trình tự thực hiện dự kiến. Nhóm lập dữ liệu nên kiểm soát mối liên hệ giữa tiến độ, mặt bằng, thiết kế và cung ứng để tránh đặt các nghĩa vụ phụ thuộc nhau vào những mốc mâu thuẫn. Khi công trình có nhiều phần hoặc nhiều thời điểm bàn giao, tên và phạm vi của từng phần cần được sử dụng nhất quán trong tài liệu kỹ thuật và dữ liệu hợp đồng.
Đầu mối Project Manager, Supervisor và những người liên quan cần được nhận diện theo chức năng trong NEC4 ECC và phạm vi giao việc. Khoản 3 Điều 4 Nghị định 210 yêu cầu thông báo người đại diện cùng quyền hạn, trách nhiệm trong quản lý thực hiện hợp đồng. Do đó, thông tin trong Contract Data phải kết nối với văn bản đại diện và cơ chế phê duyệt của chủ đầu tư để quyết định được ban hành đúng thẩm quyền.
Hệ thống liên lạc cần hỗ trợ việc gửi, nhận và truy xuất thông tin theo thỏa thuận. Chủ đầu tư và nhà thầu nên chuẩn bị địa chỉ tiếp nhận, người thay thế và quy trình cập nhật khi đổi nhân sự. Một thay đổi về đầu mối phải được truyền đạt đến các bên chịu ảnh hưởng để thông báo và yêu cầu tiếp tục được xử lý trong thời gian hợp đồng quy định.
Phân biệt Contract Data, Scope và Site Information
Trong hướng dẫn chuẩn bị NEC4, NEC tách việc hoàn thiện Contract Data với việc chuẩn bị Scope, Site Information và tài liệu giá. Về tổ chức hồ sơ, Contract Data cần nhận diện đúng các tài liệu mà cơ chế hợp đồng sử dụng; Scope thể hiện công việc và yêu cầu tương ứng, còn thông tin hiện trường cần được quản lý theo đúng phạm vi. Sự liên kết phải rõ để các bên tìm được dữ liệu và yêu cầu điều chỉnh một công việc cụ thể.
Nhóm chuẩn bị nên lập danh mục tài liệu có số hiệu, phiên bản và trạng thái được chấp nhận. Khi một tài liệu kỹ thuật thay đổi, cần xác định thông số nào trong Contract Data bị ảnh hưởng và xử lý đồng bộ theo thủ tục hợp đồng. Việc bổ sung điều khoản riêng cũng cần được đánh giá với các phương án đã chọn để giữ được tính nhất quán của cơ chế thông báo, thanh toán và quản lý thay đổi.
Kết luận
Contract Data trong NEC4 cần được hoàn thiện như một phần của thỏa thuận vận hành dự án. Chủ đầu tư và nhà thầu phải thống nhất dữ liệu về phương án hợp đồng, giá, thời gian, người quản lý và tài liệu kỹ thuật trước khi ký. Khi các mục dữ liệu phản ánh đúng giao dịch và được cập nhật có kiểm soát, nhóm dự án có cơ sở thực hiện quyền, nghĩa vụ và quản lý các thay đổi xuyên suốt hợp đồng.
Bình luận