Contract Data là một phần của điều kiện hợp đồng
Khoản 5 Điều 82 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 xác định hồ sơ hợp đồng và cơ chế ưu tiên tài liệu. Với hợp đồng xây dựng giao kết từ ngày 01/7/2026, dữ liệu điền trong mẫu quốc tế phải được đặt trong hồ sơ thống nhất và phù hợp pháp luật áp dụng. Một thông số về thời gian, tiền hoặc chủ thể có thể tác động đến nhiều điều khoản, nên việc hoàn thiện dữ liệu cần được thực hiện cùng quá trình đàm phán quyền và nghĩa vụ.
Đối với FIDIC Sách Đỏ 2017, Contract Data thuộc Phần A của Điều kiện riêng, còn Phần B chứa các quy định đặc thù. FIDIC xác định hai phần này cùng Điều kiện chung tạo thành bộ điều kiện hợp đồng. Khi sử dụng bản tái bản 2022 có sửa đổi, các bên cần điền dữ liệu theo đúng bản được lựa chọn và đồng bộ các viện dẫn trong hồ sơ ký.
Xác định đúng chủ thể và đường trao đổi thông tin
Dữ liệu về tên, địa chỉ và đầu mối cần xác định đúng bên tham gia hợp đồng và người thực hiện vai trò theo thỏa thuận. Nhóm soạn hồ sơ nên đối chiếu thông tin pháp lý của tổ chức với văn bản đại diện, đồng thời phân biệt bên giao kết với người điều hành công việc tại dự án. Việc ghi một đơn vị quản lý dự án vào vị trí của chủ đầu tư cần được đánh giá theo tư cách và thẩm quyền thực tế của đơn vị đó.
Khoản 3 Điều 4 Nghị định số 210/2026/NĐ-CP quy định các bên thông báo bằng văn bản về người đại diện, phạm vi quyền hạn và trách nhiệm trong quản lý thực hiện hợp đồng. Vì vậy, Contract Data và thông báo đại diện phải tương thích. Các đầu mối kỹ thuật, nhận thông báo và xác nhận thanh toán cần được xác định để thông tin chuyển đúng người trong thời gian xử lý đã cam kết.
Nếu hợp đồng sử dụng nhiều phương thức trao đổi, các bên nên thống nhất địa chỉ, hệ thống tiếp nhận và cách chứng minh việc gửi, nhận. Tài khoản làm việc hoặc hộp thư cá nhân có thể thay đổi trong quá trình dự án, nên việc thay đổi đầu mối cần được thực hiện theo cơ chế hợp đồng. Hồ sơ quản lý phải giữ được lịch sử thông báo để các bên truy xuất trách nhiệm và thời điểm xử lý khi cần.
Thông số thời gian phải phù hợp kế hoạch thực hiện
Các mốc và khoảng thời gian được lựa chọn cần được xem cùng điều kiện bàn giao mặt bằng, thiết kế, cung ứng và năng lực xử lý của nhóm dự án. Chủ đầu tư nên phối hợp bộ phận kỹ thuật với nhóm hợp đồng để đánh giá khả năng đáp ứng trước khi chốt dữ liệu. Một thời hạn ngắn chỉ có thể vận hành khi đầu mối có đủ thông tin, nguồn lực và quyền quyết định tương ứng.
FIDIC Golden Principles nhấn mạnh tính rõ ràng của Điều kiện riêng và sự hợp lý của các thời hạn. Khi áp dụng vào dự án, nhóm soạn thảo nên xác định cách tính thời gian, mốc bắt đầu và mối liên hệ giữa các nghĩa vụ. Nếu bảng dữ liệu đặt một mốc nhưng điều kiện riêng hoặc phụ lục tiến độ dùng mốc khác, các bên cần thống nhất nội dung trước khi ký để việc quản lý thực hiện có căn cứ rõ ràng.
Việc phân chia công trình thành phần hoặc giai đoạn cũng cần được thể hiện nhất quán trong phạm vi, tiến độ và cơ chế bàn giao. Mỗi phần có mốc riêng nên được nhận diện bằng cùng tên, phạm vi và tài liệu kỹ thuật. Cách tổ chức này giúp nhóm dự án theo dõi nghĩa vụ đối với từng phần mà vẫn giữ được mối liên hệ với thời hạn hoàn thành chung.
Dữ liệu tài chính cần phản ánh đúng thỏa thuận
Những thông số liên quan đến giá, đồng tiền, phí, bảo đảm và các giới hạn tài chính phải phù hợp cơ chế của hợp đồng cụ thể. Nhóm soạn hồ sơ nên đánh giá tác động của từng thông số đến dòng tiền, nguồn vốn và trách nhiệm mỗi bên. Khi một điều khoản được sửa ở Phần B, dữ liệu liên quan trong Phần A và các phụ lục cần được cập nhật để tránh tồn tại hai cách tính khác nhau.
Khoản 4 Điều 82 Luật Xây dựng xác định những nhóm nội dung hợp đồng có thể bao gồm giá, thanh toán, bảo đảm, trách nhiệm vi phạm và các vấn đề khác theo quy mô, tính chất công việc. Vì vậy, dữ liệu cần được lựa chọn trên cơ sở thỏa thuận có thể thực hiện và phù hợp pháp luật. Các bên nên kiểm soát hình thức giá và cơ chế tài chính quốc tế cùng quy định riêng của nguồn vốn và giao dịch tại Việt Nam.
Đối với hồ sơ song ngữ có bên nước ngoài, khoản 3 Điều 80 Luật Xây dựng quy định ngôn ngữ và thứ tự ưu tiên theo thỏa thuận; nếu thiếu thỏa thuận thì tiếng Việt được ưu tiên. Nhóm hồ sơ cần đối chiếu số tiền, đơn vị, tỷ lệ và cách thể hiện ngày giữa các bản. Những dữ liệu giống nhau về ý định nhưng khác ký hiệu hoặc đơn vị có thể gây khó khăn khi tính toán và thực hiện nghĩa vụ.
Kiểm soát tài liệu viện dẫn và sửa đổi
Contract Data cần kết nối với tài liệu kỹ thuật, phạm vi và các phụ lục theo đúng cách được mẫu đã chọn yêu cầu. Nhóm soạn thảo nên xác định tên tài liệu, số hiệu và phiên bản cụ thể thay vì dùng những mô tả chung khó truy xuất. Với bộ hồ sơ được cập nhật nhiều lần, bản ký phải thể hiện rõ phiên bản cuối đã được các bên thống nhất.
Việc lựa chọn FIDIC Sách Đỏ đã xác định một cấu trúc trách nhiệm thiết kế; dữ liệu và điều kiện riêng cần duy trì sự phù hợp với cấu trúc ấy. Nếu chủ đầu tư bổ sung phần thiết kế do nhà thầu thực hiện, phạm vi và yêu cầu tương ứng phải được thể hiện nhất quán. Các thông số hợp đồng cần được xem như một hệ thống có liên hệ để đánh giá ảnh hưởng trước khi thay đổi một mục riêng lẻ.
Kết luận
Dữ liệu hợp đồng FIDIC cần đủ rõ để vận hành các quyền, nghĩa vụ đã thỏa thuận. Nhóm chuẩn bị phải thống nhất chủ thể, thông tin liên lạc, thời gian, tài chính và tài liệu viện dẫn giữa Điều kiện chung, Phần A, Phần B cùng các phụ lục. Khi mỗi dữ liệu có căn cứ và kết nối đúng với phần còn lại của hồ sơ, người quản lý có thể tổ chức thực hiện hợp đồng nhất quán từ ngày bắt đầu.
Bình luận