Bản tái bản cần được xác định trong thỏa thuận
Theo khoản 2 Điều 80 và khoản 5 Điều 82 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15, hợp đồng xây dựng phải phù hợp pháp luật áp dụng, còn các tài liệu và thứ tự ưu tiên cần được xác định trong hồ sơ hợp đồng. Đối với hợp đồng mới giao kết từ ngày 01/7/2026, việc dùng mẫu FIDIC phải được đặt trong khuôn khổ này. Tên “FIDIC 2017” nên được bổ sung bằng tên sách, bản tái bản và những sửa đổi được đưa vào giao dịch.
FIDIC công bố Sách Đỏ lần thứ hai năm 2017, tái bản năm 2022 có sửa đổi. Tên gọi đó tiếp tục nhận diện lần xuất bản thứ hai, đồng thời cho biết nội dung đã được cập nhật. Vì vậy, khi một bộ hồ sơ dẫn Sách Đỏ 2017 nhưng bản đính kèm là bản tái bản 2022, bên lập hợp đồng cần đồng bộ cách viện dẫn để người quản lý xác định được văn bản nào điều chỉnh quyền và nghĩa vụ của các bên.
Phân biệt lịch sử phát hành với thời điểm hợp đồng áp dụng
Tài liệu sửa đổi chính thức của FIDIC ghi nhận ba đợt sửa đổi: tháng 12/2018, tháng 6/2019 và tháng 11/2022, với đợt thứ ba được nhà xuất bản xác định áp dụng từ ngày 01/01/2023. Đây là thông tin phát hành của FIDIC. Việc sử dụng các sửa đổi trong một dự án được xác định thông qua hồ sơ hợp đồng và thỏa thuận hợp lệ của các bên, cùng quy định pháp luật bắt buộc có liên quan.
Đối với hồ sơ mời thầu, chủ đầu tư nên chỉ định một bộ điều kiện chung thống nhất và nêu rõ cách tiếp cận bản có bản quyền. Nhà thầu cần được chào giá trên cùng phạm vi nghĩa vụ để việc so sánh đề xuất có ý nghĩa. Khi bổ sung sửa đổi trong quá trình làm rõ hồ sơ, bên giao thầu phải bảo đảm mọi bên tham gia nhận được thông tin theo đúng quy trình lựa chọn nhà thầu áp dụng cho dự án.
Đối với bộ hợp đồng chuẩn bị ký, nhóm đàm phán nên lập danh mục tài liệu theo tên đầy đủ, ngày hoặc số phiên bản và trạng thái hiệu lực trong giao dịch. Cách nhận diện này cần được duy trì ở bản song ngữ, phụ lục và hướng dẫn quản lý hợp đồng. Khi mỗi bộ phận lưu một bản khác nhau, tranh luận có thể phát sinh ngay ở việc xác định điều khoản được dùng, trước cả khi đánh giá nội dung sự kiện.
Sửa đổi về yêu cầu và vấn đề cần xác định quyền lợi
Đối với Sách Đỏ, đợt sửa đổi năm 2022 điều chỉnh định nghĩa Claim tại khoản 1.1.6 để tách các vấn đề thuộc điểm a khoản 3.7; đồng thời sửa định nghĩa Dispute tại khoản 1.1.29 gắn với kết quả xác định và thông báo không đồng ý. Các nội dung này đòi hỏi hệ thống quản lý phân loại đúng đầu việc ngay từ đầu, bởi mỗi loại vấn đề có thể đi theo một trình tự hợp đồng khác nhau.
Trong vận hành dự án, nhóm hợp đồng nên tiếp nhận thông tin sự kiện, xác định điều khoản phát sinh quyền lợi và chuyển đúng thủ tục đã thỏa thuận. Người tiếp nhận cần phân biệt một hồ sơ yêu cầu với vấn đề được đưa ra để thỏa thuận hoặc xác định theo cơ chế riêng. Sau đó, hồ sơ theo dõi phải ghi nhận người xử lý, tài liệu chứng minh và kết quả để các bộ phận biết bước tiếp theo cần thực hiện.
Sự phân loại này kết nối với việc phân biệt yêu cầu và tranh chấp. Khi một quyền lợi đang được xem xét, nhóm dự án nên duy trì dữ liệu thực tế về khối lượng, tiến độ và chi phí thay vì chờ đến khi bất đồng trở nên gay gắt. Nếu xuất hiện kết quả mà một bên không đồng ý, người quản lý cần xử lý thông báo và thủ tục tiếp theo đúng điều kiện hợp đồng, đồng thời bảo đảm các thời hạn pháp luật vẫn được quản lý riêng.
Điều kiện riêng phải thống nhất với bản đã chọn
FIDIC giải thích trong giới thiệu Sách Đỏ 2017 rằng Contract Data và các quy định riêng cùng điều kiện chung tạo thành bộ điều kiện hợp đồng. Do đó, bộ điều kiện riêng xây dựng cho bản 2017 ban đầu cần được xem xét lại khi sử dụng bản tái bản. Một điều khoản sửa đổi có thể dẫn chiếu đến định nghĩa, trình tự hoặc cơ chế đã thay đổi, nên việc giữ nguyên văn bản cũ cần được đánh giá về tính tương thích.
Nhóm soạn thảo nên rà soát theo các cụm nghĩa vụ có liên hệ, chẳng hạn thông báo, xác định quyền lợi và giải quyết tranh chấp. Khi sửa một đầu mối tiếp nhận thông báo, cần đồng bộ địa chỉ, phương thức gửi và trách nhiệm xử lý. Khi sửa thẩm quyền Nhà tư vấn, cần đối chiếu với các điều khoản về chỉ dẫn, đánh giá và xác nhận thanh toán để tránh tạo ra hai đường phê duyệt mâu thuẫn.
Các bên cũng cần xác định thẩm quyền của tư vấn quản lý hợp đồng theo hợp đồng và cơ chế đại diện áp dụng. Một chức danh FIDIC có thể thực hiện nhiều công việc, trong khi tổ chức dự án tại Việt Nam phân chia các công việc đó cho những đầu mối khác nhau. Việc thiết kế cơ chế phối hợp phải bảo đảm quyết định được ban hành đúng người, đúng phạm vi và có khả năng thực hiện trong thời gian đã cam kết.
Xử lý hợp đồng đang thực hiện và hồ sơ đang mở
Khoản 7 Điều 95 Luật Xây dựng quy định hợp đồng ký trước ngày 01/7/2026 thực hiện theo Luật số 50/2014/QH13, với khả năng áp dụng Luật mới khi xảy ra bất khả kháng hoặc hoàn cảnh thay đổi cơ bản. Khi các bên muốn cập nhật bản FIDIC trong hợp đồng đang thực hiện, thỏa thuận sửa đổi phải được xem xét trong khuôn khổ chuyển tiếp và pháp luật áp dụng của giao dịch đó.
Thỏa thuận cập nhật nên xác định ngày áp dụng, phạm vi điều khoản thay thế và cách xử lý hồ sơ đã phát sinh. Các thông báo, yêu cầu và quyết định đang mở cần có quy tắc nối tiếp rõ ràng để nhóm dự án tiếp tục xử lý thống nhất. Kết luận quan trọng là bản tái bản 2022 phải được nhận diện chính xác trong giao dịch, còn hiệu quả thực hiện phụ thuộc vào sự đồng bộ của điều kiện riêng, dữ liệu hợp đồng và bộ máy quản lý.
Bình luận