Yêu cầu mới cần được đối chiếu với thỏa thuận gốc
Điểm b khoản 2 Điều 84 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 cho phép các bên thỏa thuận sửa đổi khi thay đổi yêu cầu về nội dung, phạm vi, kỹ thuật, chất lượng, tiến độ hoặc điều kiện đã giao kết. Khoản 1 yêu cầu sửa đổi bằng văn bản trong thời gian hợp đồng có hiệu lực. Điều 22 Nghị định số 210/2026/NĐ-CP cụ thể hóa các nội dung thay đổi, gồm thiết kế và yêu cầu về phạm vi, sản phẩm. Đây là căn cứ xử lý khi chủ đầu tư muốn một kết quả khác với nghĩa vụ nhà thầu đã nhận.
Trước hết, các bên cần xác định phiên bản yêu cầu của bên giao thầu đã được chấp thuận khi ký. Yêu cầu ban đầu có thể nằm trong nhiệm vụ, chỉ dẫn, bản vẽ, thông số thiết bị hoặc kết quả thương thảo. Một thư mới chỉ làm rõ yêu cầu cũ sẽ có bản chất khác thư bổ sung chức năng, tăng cấp chất lượng hoặc đổi phương án. Vì vậy, người quản lý nên lập bảng so sánh nội dung trước và sau, ghi rõ tài liệu nguồn cho từng kết luận.
Phân biệt làm rõ, sửa lỗi và thay đổi nghĩa vụ
Khoản 1 Điều 8 Nghị định 210 gắn phạm vi công việc với thỏa thuận và hồ sơ liên quan. Nếu hợp đồng đã yêu cầu một hệ thống đạt công suất nhất định, chỉ đạo hoàn thiện thiết kế để đạt công suất đó có thể thuộc nghĩa vụ sẵn có. Nếu chủ đầu tư tăng công suất hoặc bổ sung chức năng ngoài yêu cầu đã nhận, các bên cần đánh giá thay đổi phạm vi. Kết luận phải dựa trên mô tả sản phẩm và phân bổ trách nhiệm, thay vì chỉ nhìn việc nhà thầu phải làm thêm thao tác.
Ranh giới thay đổi và sửa lỗi đặc biệt quan trọng trong hợp đồng tư vấn. Điểm d khoản 2 Điều 9 Nghị định 210 đặt chi phí khắc phục sai sót cho bên gây sai sót theo quy định. Khi sản phẩm thiết kế chưa đáp ứng nhiệm vụ đã giao, nhà thầu phải xử lý theo nghĩa vụ chất lượng. Ngược lại, chi phí thiết kế lại khi nhiệm vụ thay đổi cần được đánh giá từ phần yêu cầu mới, công việc đã hoàn thành đúng và cơ chế giá của hợp đồng.
Các bên nên phân loại phát sinh theo từng nội dung, vì một chỉ đạo có thể chứa cả sửa lỗi lẫn nâng yêu cầu. Tách từng nhóm giúp xác định phần nhà thầu tự chịu, phần đề nghị thanh toán và tác động tiến độ tương ứng. Nếu hồ sơ chỉ ghi một khoản tổng “chi phí thay đổi”, việc kiểm tra sẽ khó xác định công việc nào đủ căn cứ, phần nào trùng với nghĩa vụ ban đầu và phần nào cần được thỏa thuận bổ sung.
Kiểm tra nguồn phát hành và thẩm quyền
Khoản 3 Điều 4 Nghị định 210 yêu cầu thông báo người đại diện cùng phạm vi trách nhiệm, quyền hạn khi các bên thỏa thuận cơ chế đại diện quản lý. Nhà thầu cần biết người gửi yêu cầu được quyền làm rõ kỹ thuật, chấp thuận phương án hay sửa nghĩa vụ giá, thời gian. Một ý kiến tại cuộc họp với bộ phận vận hành có thể phản ánh mong muốn của bộ phận vận hành, nhưng việc giao thành nghĩa vụ hợp đồng phải đi qua người có quyền và thủ tục đã thống nhất.
Khoản 4 Điều 4 yêu cầu kiến nghị, đề xuất, yêu cầu và ý kiến quản lý hợp đồng bằng văn bản, gửi đúng địa chỉ thỏa thuận. Khi nhận chỉ đạo bằng lời nói, người phụ trách nên lập văn bản xác nhận nội dung và gửi đúng đầu mối để xử lý. Văn bản cần nêu công việc, phạm vi ảnh hưởng, quyết định cần nhận và thời điểm cần trả lời. Cách ghi cụ thể giúp chủ đầu tư phân biệt nội dung cần quyết ngay với phần còn có thể tiếp tục phối hợp.
Đối với đầu tư công, PPP, khoản 4 Điều 22 yêu cầu đề nghị sửa đổi làm rõ căn cứ và tác động, bên nhận trả lời trong bảy ngày làm việc; sau đó các bên thương thảo, ký văn bản sửa đổi. Nếu yêu cầu mới dẫn tới điều chỉnh dự án, thiết kế, chi phí, nhiệm vụ khảo sát hoặc nhiệm vụ khác, bên giao thầu phải tổ chức điều chỉnh đúng quy định trước khi giao kết sửa đổi. Chủ đầu tư nên lập lịch xử lý hồ sơ để quyết định kỹ thuật và hợp đồng được thực hiện đồng bộ.
Đánh giá đủ tác động trước khi thống nhất
Nhà thầu cần trình tác động trực tiếp và phần công việc liên quan. Thay vật liệu hoàn thiện có thể ảnh hưởng tải trọng, cấu tạo liên kết, thời gian đặt hàng hoặc nghiệm thu; đổi thiết bị có thể kéo theo điện, điều khiển, không gian bảo trì. Người kiểm tra nên đối chiếu các giao diện để tránh chấp thuận một thay đổi riêng lẻ rồi tiếp tục phát sinh nhiều thay đổi phụ. Bảng tác động nên dẫn tới bản vẽ, khối lượng và tiến độ tương ứng.
Về giá, khoản 3 Điều 23 Nghị định 210 yêu cầu thống nhất đơn giá hoặc nguyên tắc, phương pháp xác định trước khi thực hiện khối lượng phát sinh hợp lý. Nếu dữ liệu chưa đủ để chốt giá cuối, các bên nên xác định phương pháp, đầu vào, giới hạn phạm vi và thời điểm hoàn thiện. Hồ sơ phải phân biệt giá trị việc mới với chi phí hủy, làm lại hoặc vật tư đã đặt, đồng thời thể hiện các khoản được tiết giảm để tránh yêu cầu trùng.
Về thời gian, nhà thầu trình công việc bị ảnh hưởng, mốc cần điều chỉnh và biện pháp giảm chậm. Với đầu tư công, PPP, khoản 2 Điều 25 Nghị định 210 yêu cầu điều chỉnh thời gian dự án trước nếu gia hạn hợp đồng vượt thời gian dự án. Việc đổi yêu cầu vì vậy cần được quyết định đủ sớm để chủ đầu tư có thể lựa chọn phương án phù hợp giữa lợi ích sử dụng, chi phí và thời điểm đưa công trình vào khai thác.
Kết luận
Khi chủ đầu tư thay đổi yêu cầu, các bên cần xử lý bằng một chuỗi hồ sơ nhất quán: xác định nghĩa vụ gốc, khoanh nội dung mới, kiểm tra thẩm quyền, đánh giá tác động và hoàn tất sửa đổi. Nhà thầu triển khai theo phiên bản được chấp thuận và lưu dấu vết phần việc đã thực hiện trước thay đổi. Với hợp đồng ký trước ngày 01/7/2026, khoản 7 Điều 95 của luật cùng quy định chuyển tiếp tương ứng quyết định chế độ áp dụng. Cách xử lý rõ từ đầu giúp biến nhu cầu mới thành nghĩa vụ có thể thực hiện, nghiệm thu và thanh toán.
Bình luận