Nghĩa vụ theo dõi cần được thực hiện bằng dữ liệu rõ ràng
Khoản 3 Điều 19 Nghị định số 207/2026/NĐ-CP yêu cầu chủ đầu tư, bộ phận giám sát, nhà thầu và các bên liên quan theo dõi, giám sát tiến độ thi công. Khoản 4 Điều 16 giao chủ đầu tư kiểm tra, chấp thuận tiến độ tổng thể, chi tiết và điều chỉnh khi cần theo hợp đồng. Cập nhật tiến độ thực tế là công việc nối những yêu cầu này với tình trạng hiện trường, để các quyết định điều phối dựa trên việc đã xảy ra và phần còn phải thực hiện.
Khoản 3 Điều 10 Nghị định số 210/2026/NĐ-CP xác định tiến độ qua mốc, trình tự và thời gian công việc; khoản 5 khuyến khích theo dõi bằng hệ thống số. Công cụ chỉ phát huy tác dụng khi dữ liệu có nguồn và được cập nhật nhất quán. Các bên nên thống nhất ngày chốt báo cáo, người cung cấp, người kiểm tra và cách xử lý sai lệch. Nếu mỗi tổ đội báo cáo ở một thời điểm khác nhau, biểu đồ tổng hợp có thể tạo ra bức tranh thiếu đồng bộ.
Chốt ngày dữ liệu và trạng thái công việc
Ngày dữ liệu là thời điểm phân chia phần đã xảy ra với phần dự báo trong bản cập nhật. Nhà thầu nên ghi rõ ngày này trên biểu đồ và báo cáo, đồng thời dùng cùng thời điểm cho các hoạt động liên quan. Ngày bắt đầu thực tế phải phản ánh công việc đã triển khai theo định nghĩa thống nhất; ngày kết thúc thực tế phải gắn với tiêu chí hoàn thành. Những hoạt động mới huy động vật tư nhưng chưa thi công cần được mô tả đúng trạng thái để tránh báo cáo tiến độ vượt thực tế.
Đối với công việc đang làm, dữ liệu nên thể hiện lượng đã hoàn thành, phần đã nghiệm thu và phần còn lại. Ba số này có thể khác nhau, vì có công việc đã thi công nhưng còn chờ kiểm tra hoặc phải khắc phục. Khoản 2 Điều 18 Nghị định 207 yêu cầu tính toán, xác nhận khối lượng theo thời gian hoặc giai đoạn và đối chiếu thiết kế được duyệt. Báo cáo tiến độ nên kết nối với hồ sơ đó, đồng thời giữ rõ mục đích theo dõi khác với điều kiện thanh toán cụ thể.
Nếu dùng tỷ lệ phần trăm hoàn thành, các bên nên xác định cách tính cho từng loại hoạt động. Tỷ lệ theo lượng vật chất khác tỷ lệ theo chi phí hoặc theo thời gian đã sử dụng. Một thiết bị đã thanh toán phần lớn giá trị có thể vẫn chưa lắp đặt, nên dùng tỷ lệ tài chính để biểu diễn tiến độ thi công sẽ dễ gây hiểu nhầm. Báo cáo cần ghi phương pháp và nguồn, để người đọc hiểu con số đang phản ánh điều gì.
Dự báo thời lượng còn lại bằng điều kiện hiện tại
Phần việc còn lại nên được dự báo từ lượng còn phải làm, năng suất có thể đạt, nguồn lực và điều kiện đầu vào hiện tại. Nếu chỉ lấy thời lượng ban đầu trừ số ngày đã trôi qua, báo cáo có thể giữ một ngày hoàn thành thiếu khả thi dù công việc đã chậm. Nhà thầu nên giải thích thay đổi năng suất, tổ đội, ca làm và thời gian chờ, đồng thời chỉ rõ điều kiện cần đáp ứng để dự báo mới có thể thực hiện.
Các mốc bản vẽ, vật tư, mặt bằng, thí nghiệm và nghiệm thu cũng cần cập nhật bằng cùng dữ liệu. Nếu một đầu vào chưa được xác nhận, báo cáo nên nhận diện giả định dùng để dự báo và người chịu trách nhiệm cung cấp. Chủ đầu tư cùng giám sát có thể tập trung xử lý những đầu vào đang chi phối thời hạn hoàn thành gói thầu. Cách trình bày này giúp cuộc họp tiến độ chuyển từ đọc số liệu sang quyết định việc cần làm và thời điểm phải hoàn tất.
Khi nhà thầu đổi trình tự công việc hoặc quan hệ phụ thuộc, bản cập nhật nên giải thích lý do và tác động. Có thay đổi phản ánh thực tế đã xảy ra, có thay đổi là phương án phục hồi chưa được chấp thuận. Việc tách hai nhóm giúp chủ đầu tư đánh giá kế hoạch và tránh hiểu phương án đề xuất là tình trạng đã được thống nhất. Hệ thống kiểm soát chất lượng cũng cần phối hợp để các mốc nghiệm thu và chuyển bước thi công phù hợp yêu cầu kỹ thuật.
Giữ lịch sử và xử lý dữ liệu chưa thống nhất
Mỗi kỳ báo cáo nên được lưu thành phiên bản có ngày, người lập, dữ liệu nguồn và bản giải trình. Quản lý phiên bản hồ sơ trên môi trường dữ liệu chung giúp các bên truy lại ngày kết thúc từng được dự báo và nguyên nhân thay đổi. Nhà thầu cần giữ bản cơ sở cùng các bản cập nhật, thay vì ghi đè toàn bộ. Khi điều chỉnh một dữ liệu thực tế đã báo cáo, hồ sơ nên nêu số cũ, số mới, căn cứ sửa và người xác nhận.
Nếu giám sát và nhà thầu chưa thống nhất số lượng hoặc ngày hoàn thành, báo cáo nên thể hiện rõ phần đang chờ xác nhận, kèm dữ liệu mỗi bên cung cấp. Chủ đầu tư tổ chức giải quyết nội dung ảnh hưởng lớn trước, đồng thời tiếp tục quản lý công việc trên thông tin đáng tin cậy nhất có thể xác định. Khoản 4 Điều 4 Nghị định 210 yêu cầu ý kiến quản lý bằng văn bản, nên kết quả thống nhất cần được lưu để kỳ báo cáo sau sử dụng cùng một cơ sở.
Tách dự báo muộn khỏi quyết định gia hạn
Một bản cập nhật dự báo ngày hoàn thành muộn là cảnh báo quản lý. Để sửa thời hạn hợp đồng, các bên còn phải có căn cứ và thủ tục theo Điều 25 Nghị định 210, cùng yêu cầu văn bản tại khoản 1 Điều 84 Luật Xây dựng số 135/2025/QH15. Nhà thầu nên tách hồ sơ yêu cầu gia hạn khỏi báo cáo tình hình, đồng thời dẫn số liệu từ báo cáo làm chứng cứ. Văn bản chấp thuận cần xác định rõ đang ghi nhận dự báo hay thống nhất thay đổi nghĩa vụ về thời gian.
Với đầu tư công, PPP, gia hạn vượt thời gian dự án phải xử lý theo khoản 2 Điều 25; hợp đồng ký trước ngày 01/7/2026 còn chịu khoản 7 Điều 95 của luật và Điều 33 nghị định về chuyển tiếp. Cập nhật tiến độ tốt cần có ngày dữ liệu, trạng thái thực tế, dự báo phần còn lại và lịch sử giải thích được. Khi các bên sử dụng cùng dữ liệu đã xác nhận, việc điều phối, phục hồi và đánh giá trách nhiệm sẽ có cơ sở rõ hơn.
Bình luận