Lãi chậm trả đối với tiền bảo hành công trình chưa được hoàn trả

Chủ đầu tư đang giữ 500 triệu đồng để bảo đảm nghĩa vụ bảo hành. Sau khi thời hạn bảo hành kết thúc, hai bên thống nhất tiếp tục giữ 50 triệu đồng cho một công việc sửa chữa, còn 450 triệu đồng phải hoàn trả vào ngày đã xác định. Chủ đầu tư tiếp tục giữ toàn bộ tiền thêm 30 ngày. Trong tình huống này, yêu cầu về lãi phải tập trung vào phần 450 triệu đồng quá hạn và căn cứ xác định ngày phải trả.

Tiền bảo hành được giữ trong một thời gian theo hợp đồng có mục đích bảo đảm. Khi điều kiện hoàn trả đã hoàn thành, phần tiền phải trả chuyển sang nghĩa vụ thanh toán. Sự thay đổi đó quyết định cơ sở tính lãi. Bài viết sử dụng giả định phần nợ gốc đã được phân định, để tập trung vào hậu quả của việc chậm hoàn trả.

1. Xác định phần tiền đã đủ điều kiện hoàn trả

Khoản 2 Điều 20 Nghị định 210/2026/NĐ-CP điều chỉnh nội dung thỏa thuận bảo hành trong hợp đồng xây dựng. Điều 32 và Điều 33 Nghị định 207/2026/NĐ-CP quy định yêu cầu bảo hành, trách nhiệm thực hiện, kiểm tra và xác nhận hoàn thành. Hồ sơ vì vậy phải xác định cả thời hạn bảo hành lẫn việc hoàn thành trách nhiệm theo hợp đồng và pháp luật áp dụng. [S02] [S11]

Thời điểm kết thúc bảo hành phải được xác định cùng tình trạng các công việc sửa chữa mà nhà thầu đã được yêu cầu thực hiện hợp lệ. Nếu còn công việc thuộc trách nhiệm bảo hành, chủ đầu tư phải nêu rõ lỗi, yêu cầu khắc phục, số tiền tiếp tục giữ và căn cứ giữ. Những dữ kiện này quyết định phạm vi khoản bảo đảm còn được giữ sau ngày kết thúc thời hạn.

Khoản 5 Điều 33 Nghị định 207 đặt trách nhiệm lập báo cáo hoàn thành bảo hành cho nhà thầu và trách nhiệm xác nhận bằng văn bản, hoàn trả tiền hoặc giải tỏa bảo lãnh cho chủ đầu tư khi kết quả kiểm tra đạt yêu cầu. Doanh nghiệp cần thu thập báo cáo, chứng cứ gửi, biên bản kiểm tra và văn bản xác nhận để giải quyết tranh luận về ngày trả tiền. [S11]

Khoản 7 Điều 95 Luật Xây dựng 2025 và Điều 33 Nghị định 210 quy định việc chuyển tiếp về hợp đồng; Điều 53 Nghị định 207 quy định chuyển tiếp trong phạm vi quản lý chất lượng của nghị định này. Vì vậy, đối với hợp đồng ký trước 01/7/2026, luật sư phải xác định riêng quy định điều chỉnh nghĩa vụ hợp đồng và quy định điều chỉnh thủ tục bảo hành. Ngày ký hợp đồng và tình trạng hồ sơ theo từng quy định chuyển tiếp là những căn cứ để chọn chế độ áp dụng. [S01] [S02] [S11]

2. Thời điểm bắt đầu chậm hoàn trả tiền bảo hành

Điều 278 Bộ luật Dân sự yêu cầu xem xét thời hạn thực hiện nghĩa vụ. Nếu hợp đồng quy định hoàn trả trong mười ngày kể từ khi có xác nhận hoàn thành bảo hành, người yêu cầu phải chứng minh sự kiện xác nhận và cách đếm thời hạn. Nếu hai bên đã có văn bản chốt ngày hoàn trả, hồ sơ phải thể hiện người ký có quyền xác lập ngày đó. [S03]

Các điều kiện hoàn trả tiền được xác định từ thỏa thuận hợp đồng và quy định pháp luật áp dụng, kể cả khi chủ đầu tư chậm kiểm tra hoặc chậm xác nhận. Trong trường hợp này, nhà thầu nên yêu cầu chủ đầu tư nêu công việc còn thiếu, thời điểm kiểm tra và căn cứ cho việc chưa xác nhận hoàn thành. Các thư yêu cầu, phản hồi và biên bản kiểm tra khi đó là chứng cứ xác định bên nào đã thực hiện trách nhiệm phối hợp và hành vi nào làm chậm việc hoàn tất điều kiện.

Khoản 2 Điều 120 Bộ luật Dân sự quy định cách xử lý khi một bên cố ý cản trở điều kiện làm phát sinh nghĩa vụ. Bên yêu cầu áp dụng phải chứng minh điều kiện đã thỏa thuận, hành vi cố ý cản trở và quan hệ giữa hành vi đó với việc điều kiện chưa xảy ra. Trong yêu cầu trả lãi, nhà thầu phải trình bày riêng các chứng cứ này, ngày đề nghị xác định điều kiện đã xảy ra và hệ quả đối với ngày đến hạn hoàn trả tiền. Ngày bắt đầu tính lãi được xác định từ kết quả giải quyết các vấn đề đó. [S03]

3. Phạm vi áp dụng điều khoản lãi đối với tiền giữ lại

Điều 404 Bộ luật Dân sự yêu cầu giải thích hợp đồng theo nội dung, ý chí và quan hệ giữa các điều khoản. Theo đó, điều khoản lãi áp dụng cho mọi khoản thanh toán quá hạn có phạm vi khác với điều khoản chỉ áp dụng cho thanh toán theo tháng. Đối với yêu cầu lãi trên tiền bảo hành, nhà thầu phải xác định điều khoản về tiền giữ lại, ngày hoàn trả và phạm vi điều khoản lãi; mối liên hệ giữa các nội dung này là căn cứ kết luận quyền yêu cầu. [S03]

Khi nghĩa vụ hoàn trả thuộc cơ chế khoản 5 Điều 28 Nghị định 210, việc thiếu thỏa thuận về mức lãi dẫn tới nguồn lãi quá hạn của ngân hàng nơi bên nhận thầu mở tài khoản thanh toán. Đối với hợp đồng cũ thuộc phạm vi áp dụng của Nghị định 37, khoản 2 Điều 43 quy định căn cứ xác định khoản bồi thường do chậm thanh toán. Nếu lựa chọn Điều 306 Luật Thương mại hoặc Điều 357, Điều 468 Bộ luật Dân sự, luật sư phải giải thích căn cứ của nhánh đó. [S02] [S07] [S04] [S03]

Tiền giữ lại vẫn xuất phát từ giá trị hợp đồng hoặc cơ chế bảo đảm đã xác lập. Việc ghi số tiền này trong một tài khoản kế toán riêng chưa quyết định nó thuộc loại nghĩa vụ nào. Đối với khoản ký quỹ do một tổ chức khác quản lý, người yêu cầu còn phải xác định đúng chủ thể có nghĩa vụ hoàn trả và điều kiện giải tỏa trước khi áp mẫu của bài này.

4. Phân biệt tiếp tục giữ tiền với khấu trừ nghĩa vụ

Trong giả định đầu bài, hai bên đã thống nhất giữ tiếp 50 triệu đồng cho công việc sửa chữa và trả 450 triệu đồng. Căn cứ của việc loại 50 triệu đồng khỏi số dư chịu lãi là thỏa thuận giữ tiếp đã được xác định. Nếu chủ đầu tư chỉ tự dự toán sửa chữa 50 triệu đồng và nhà thầu phản đối trách nhiệm, hồ sơ phải thể hiện đây là khoản đang tranh chấp.

Điều 378 Bộ luật Dân sự quy định điều kiện bù trừ làm chấm dứt nghĩa vụ đối ứng; khoản 1 Điều 379 loại trừ nghĩa vụ đang có tranh chấp. Cần phân biệt cơ chế bù trừ này với việc hợp đồng có thể cho phép tạm giữ tiền bảo hành trong khi kiểm tra lỗi hoặc xác nhận thanh toán. Đối với việc tạm giữ, người xem xét phải xác định hiệu lực điều khoản, điều kiện giữ, giới hạn số tiền và thời hạn giải phóng. Một khoản tạm giữ có căn cứ chưa làm nghĩa vụ đối ứng chấm dứt, còn việc ghi trừ dứt điểm một khoản bồi thường đang tranh chấp vẫn phải được xem xét theo giới hạn của pháp luật về bù trừ. [S03]

Chủ đầu tư có căn cứ giữ tiếp một phần tiền nên thông báo rõ phạm vi, số tiền, tài liệu và điều kiện giải phóng. Nhà thầu có thể chấp thuận riêng mức giữ tiếp mà vẫn bảo lưu ý kiến về trách nhiệm cuối cùng, nếu câu chữ ghi đúng sự thống nhất đó. Với cách phân định này, các bên xác định rõ ngày đến hạn của phần tiền còn lại và có thể tiếp tục xác minh chi phí sửa chữa.

5. Bảng tính lãi trên phần tiền quá hạn

Giả định các bên đã xác nhận 450 triệu đồng đến hạn, đồng ý giữ tiếp 50 triệu đồng và có mức lãi hợp lệ 10%/năm. Bảng sử dụng năm 365 ngày, toàn bộ phần 450 triệu đồng chưa được trả trong 30 ngày. Kết quả là 450.000.000 × 10% × 30/365 = 3.698.630,14 đồng, sau khi làm tròn đến hai chữ số thập phân.

Nếu chủ đầu tư trả 200 triệu đồng sau 20 ngày, bảng phải chia thành 450 triệu đồng trong 20 ngày và 250 triệu đồng trong 10 ngày. Với cùng tỷ lệ và quy ước, tiền lãi là 3.150.684,93 đồng. Khoản trả 200 triệu đồng được giả định phân bổ hết vào gốc; doanh nghiệp phải kiểm tra quy tắc phân bổ thực tế trước khi sử dụng kết quả.

Hai cách tính cũng cho thấy khoản 50 triệu đồng giữ tiếp có ngày đến hạn riêng. Vì vậy, khi sửa chữa hoàn thành và khoản này phải trả, kế toán mở một dòng mới với ngày bắt đầu chậm trả riêng. Nếu cộng khoản tiền này vào dư nợ của 30 ngày trước, bảng sẽ tính lãi cho cả thời gian chủ đầu tư vẫn còn quyền giữ theo giả định.

6. Mẫu yêu cầu hoàn trả tiền bảo hành và thanh toán lãi

Mẫu tự soạn — Công văn yêu cầu hoàn trả tiền bảo hành và thanh toán lãi chậm trả

Kính gửi […] [tên chủ đầu tư]. Theo Điều […] [điều khoản hoàn trả] của Hợp đồng […] [số, ngày ký] và Biên bản […] [số, ngày xác nhận hoàn thành hoặc phân định tiền giữ lại], số tiền phải hoàn trả cho Nhà thầu vào ngày […] [ngày đến hạn] là […] [số tiền đến hạn].

Phần tiếp tục giữ cho […] [công việc sửa chữa và căn cứ giữ] là […] [số tiền]. Nhà thầu xác nhận việc phân định khoản này theo […] [thỏa thuận hoặc nội dung đã thống nhất], đồng thời bảo lưu […] [vấn đề trách nhiệm hoặc chi phí còn tranh chấp, nếu có].

Đến ngày […] [ngày chốt], Chủ đầu tư đã trả […] [số tiền và chứng từ]. Dư nợ gốc quá hạn còn […] [số tiền]. Nhà thầu yêu cầu thanh toán khoản gốc này và lãi chậm trả tính theo […] [điều khoản hoặc quy định, nguồn lãi và tỷ lệ], với bảng chi tiết kèm theo.

Đề nghị Chủ đầu tư thanh toán trước ngày […] [thời hạn yêu cầu] hoặc phản hồi từng khoản bằng văn bản, kèm tài liệu về căn cứ giữ tiền, ngày đến hạn, số tiền đã trả và mức lãi. Thời hạn phản hồi trong thư này phục vụ việc xử lý yêu cầu; việc thay đổi ngày đến hạn hoặc miễn lãi chỉ phát sinh theo thỏa thuận riêng có thẩm quyền.

Trước khi gửi mẫu, người phụ trách hợp đồng kiểm tra văn bản hoàn thành bảo hành; kế toán kiểm tra chứng từ hoàn trả; pháp chế kiểm tra nguồn lãi và phạm vi bảo lưu. Nếu hồ sơ chưa xác định được ngày phải trả, doanh nghiệp nên hoàn tất bước yêu cầu xác nhận và trình bày tranh luận về ngày đến hạn trước khi ghi một số lãi như kết quả cuối cùng.

7. Căn cứ phản hồi của chủ đầu tư và kết luận

Chủ đầu tư có thể phản đối yêu cầu lãi bằng chứng cứ về ngày đến hạn, căn cứ tiếp tục giữ tiền, khoản gốc đã giảm hoặc mức lãi suất áp dụng. Mỗi lý do phải gắn với số tiền và khoảng thời gian chịu ảnh hưởng. Khi công trình còn một hư hỏng, điều khoản bảo hành và phạm vi tiền giữ là căn cứ xác định khoản được tiếp tục giữ và khoản phải hoàn trả; mức độ hư hỏng chỉ có ý nghĩa đối với nghĩa vụ thanh toán trong giới hạn đó.

Nhà thầu cũng phải cập nhật yêu cầu khi nhận tiền hoặc khi các bên điều chỉnh hợp lệ số tiền giữ tiếp. Một bảng lãi được duy trì theo từng phần nghĩa vụ sẽ cho thấy khoản nào thực sự quá hạn. Kết luận về tiền lãi vì vậy phụ thuộc vào quyền giữ tiền và ngày hoàn trả đã được chứng minh, sau đó mới đến tỷ lệ và phép tính.

Mã biểu mẫu của bài: SP-K03-L02.

Nguồn pháp luật và tài liệu tra cứu

[S01] Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 ngày 10/12/2025; hiệu lực chính từ 01/7/2026. Bản văn chính thức

[S02] Nghị định số 210/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 về hợp đồng xây dựng; hiệu lực từ 01/7/2026. Bản ký chính thức

[S03] Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015; hiệu lực từ 01/01/2017. Toàn văn trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật

[S04] Luật Thương mại số 36/2005/QH11 ngày 14/6/2005; hiệu lực từ 01/01/2006. Phạm vi vận dụng được xác định trong bài. Thông tin và văn bản chính thức · Toàn văn để đối chiếu điều khoản

[S07] Nghị định số 37/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 50/2021/NĐ-CP và Điều 9 Nghị định số 35/2023/NĐ-CP. Nguồn lịch sử chỉ dùng cho nhánh chuyển tiếp được phân tích trong bài. Văn bản gốc và thông tin liên quan

[S11] Nghị định số 207/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 về quản lý chất lượng, thi công và bảo trì công trình xây dựng; hiệu lực từ 01/7/2026. Bản ký chính thức