Thời điểm bắt đầu tính lãi chậm thanh toán trong hợp đồng xây dựng

Giả định hợp đồng cho phép thanh toán trong mười ngày theo lịch, tính từ ngày tiếp theo ngày chủ đầu tư nhận đủ hồ sơ. Hạng mục được nghiệm thu ngày 01/10/2026 và hồ sơ đầy đủ được nhận ngày 05/10. Nhà thầu gửi thư đòi tiền ngày 20/10, đồng thời đề nghị tính lãi từ ngày nghiệm thu; chủ đầu tư lại đề nghị tính từ ngày nhận thư. Việc lựa chọn ngày bắt đầu chậm trả phải căn cứ điều khoản xác định thời hạn thanh toán đã nêu.

Trong giả định trên, nếu không có sự kiện làm chuyển hạn và không có gia hạn, ngày cuối thực hiện nghĩa vụ là 15/10; ngày chậm trả đầu tiên là 16/10. Việc xác định mốc này đòi hỏi dựng lại chuỗi nghiệm thu, nộp hồ sơ, kiểm tra và hết hạn thanh toán. Bài viết tập trung vào chuỗi sự kiện đó, trước bước chọn lãi suất và tính tiền.

1. Ý nghĩa pháp lý của ngày nghiệm thu và ngày đến hạn thanh toán

Điều 22 Nghị định 207/2026/NĐ-CP điều chỉnh nghiệm thu công việc xây dựng, còn Điều 87 Luật Xây dựng 2025 và Điều 28 Nghị định 210/2026/NĐ-CP điều chỉnh thanh toán theo hợp đồng. Sự phân biệt này thể hiện ở chỗ biên bản nghiệm thu xác nhận tình trạng hoàn thành công việc theo yêu cầu, trong khi ngày đến hạn trả tiền còn phụ thuộc hồ sơ và thời hạn thanh toán. Vì vậy, việc xác định ngày chậm trả phải dựa trên điều kiện thanh toán, trong đó nghiệm thu là một sự kiện có liên quan. [S01] [S02] [S11]

Nếu hợp đồng quy định trả trong một thời hạn sau khi nhận đủ hồ sơ, ngày nghiệm thu là một sự kiện cần ghi nhận trong hồ sơ thanh toán; thời hạn trả tiền được tính từ ngày bên có nghĩa vụ nhận đủ hồ sơ theo thỏa thuận. Nếu hợp đồng quy định một mốc trả tiền độc lập đã hợp lệ, người yêu cầu phải sử dụng mốc đó. Người lập bảng không nên mặc định ngày nghiệm thu luôn trùng ngày đầu chịu lãi, cũng không nên chờ quyết toán toàn hợp đồng khi khoản theo kỳ đã có điều kiện đến hạn riêng.

Đối với hợp đồng trọn gói, hồ sơ và cơ sở thanh toán phải theo hình thức giá cùng phạm vi dự án. Việc yêu cầu bảng xác nhận chi tiết khối lượng như điều kiện bắt buộc cho mọi kỳ có thể làm sai cơ chế đã thỏa thuận hoặc quy định áp dụng. Điều 28 và Điều 29 Nghị định 210 phải được sử dụng theo đúng hình thức giá đang xem xét. [S02]

2. Chứng minh ngày nhận đủ hồ sơ

Một phiếu giao nhận ghi ngày 05/10 có giá trị đối với việc xác định thời điểm tiếp nhận, nhưng người lập yêu cầu còn phải chứng minh những tài liệu đã giao. Để làm rõ nội dung giao nhận, danh mục cần có tên, số, ngày và phiên bản của từng tài liệu. Trường hợp hồ sơ được gửi nhiều lần, sổ giao nhận còn phải thể hiện lần nào hoàn thiện tài liệu quyết định điều kiện thanh toán.

Điều 29 Nghị định 210 quy định hồ sơ thanh toán theo thỏa thuận và phạm vi áp dụng; khoản 14 giới hạn yêu cầu tài liệu cản trở thanh toán trái quy định. Từ đó, các bên phải phân biệt thiếu tài liệu bắt buộc, sai thông tin có thể sửa mà vẫn xác định được nghĩa vụ và yêu cầu bổ sung tài liệu ngoài danh mục. Chủ đầu tư phải nêu căn cứ yêu cầu và phần tiền chịu ảnh hưởng; nhà thầu phản hồi bằng danh mục hồ sơ đã giao và điều khoản xác định điều kiện thanh toán. [S02]

Nếu bảng giá trị thiếu chữ ký của người có thẩm quyền theo hợp đồng, ngày nhận bản đầy đủ có thể quyết định ngày bắt đầu thời hạn. Nếu tài liệu chỉ ghi sai số điện thoại liên hệ trong khi người nhận, khoản tiền và căn cứ thanh toán đều rõ, người giải quyết phải xem sai sót đó có thực sự ngăn việc thực hiện nghĩa vụ hay không. Một thư yêu cầu bổ sung được gửi muộn cũng phải được đánh giá theo thời hạn phản hồi đã thỏa thuận.

Điều 11 Luật Giao dịch điện tử quy định giá trị chứng minh của thông điệp dữ liệu. Đối với hồ sơ điện tử, doanh nghiệp phải giữ thư gốc, dữ liệu gửi nhận, danh sách tệp và chứng cứ về khả năng truy cập của bên nhận. Các dữ liệu này giúp xác định ngày nhận hồ sơ khi ngày nhấn gửi khác ngày thông điệp nhập vào hệ thống nhận, chẳng hạn do tệp quá lớn hoặc đường dẫn bị khóa. [S12]

3. Cách tính thời hạn theo ngày lịch hoặc ngày làm việc

Điều 147, Điều 148 và Điều 278 Bộ luật Dân sự cung cấp căn cứ về cách tính thời hạn và thời hạn thực hiện nghĩa vụ. Hợp đồng cần xác định ngày theo lịch hay ngày làm việc, sự kiện bắt đầu, cách xử lý ngày cuối và thời điểm hoàn thành chuyển tiền. Người lập bảng phải ghi chính quy tắc đã dùng để người khác tính lại. [S03]

Điểm l khoản 4 Điều 28 Nghị định 210 quy định thời hạn thanh toán tối đa 14 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ đối với dự án đầu tư công, PPP, kèm ngoại lệ của điều khoản. Do đó, giới hạn này áp dụng trong phạm vi loại dự án mà điều khoản xác định. Đối với giao dịch ngoài phạm vi đó, thời hạn thanh toán phụ thuộc thỏa thuận và quy định điều chỉnh giao dịch. [S02]

Trong tình huống đầu bài, ngày 05/10 là ngày nhận đủ hồ sơ, thời hạn tính từ 06/10. Mười ngày theo lịch kết thúc vào 15/10. Giả định này loại trừ trường hợp ngày cuối phải chuyển theo quy định hoặc thỏa thuận và giả định không có trở ngại pháp lý đối với việc thanh toán. Ngày 16/10 là ngày chậm trả đầu tiên đối với khoản tiền chưa được thanh toán.

Khi hợp đồng sử dụng ngày làm việc, doanh nghiệp phải tính hạn theo định nghĩa đã thỏa thuận và lịch nghỉ áp dụng. Việc cộng mười ngày theo lịch vào ngày nhận hồ sơ có thể đưa ra hạn thanh toán sai nếu thời hạn thực tế là mười ngày làm việc. Đối với dự án có chủ thể tham gia ở nhiều nước, các bên nên xác định lịch làm việc và thời điểm nhận tiền ngay trong hợp đồng; bộ phận tài chính sử dụng lịch đó khi tính hạn.

4. Phân biệt ngày đến hạn với ngày gửi thư yêu cầu

Khoản 5 Điều 28 Nghị định 210 và Điều 357 Bộ luật Dân sự điều chỉnh hậu quả chậm thanh toán trong phạm vi của từng quy định. Khi hợp đồng đã xác định ngày đến hạn, thư nhắc nợ thường ghi nhận nghĩa vụ đã quá hạn và đề nghị khắc phục. Hạn trả lời do bên gửi nêu trong thư phục vụ xử lý yêu cầu; việc gia hạn nghĩa vụ hoặc miễn phần lãi đã phát sinh phải có căn cứ thỏa thuận riêng. [S02] [S03]

Ngược lại, nếu hợp đồng hoặc pháp luật gắn nghĩa vụ với một thông báo hợp lệ, người yêu cầu phải chứng minh đã thực hiện bước đó. Ví dụ, một khoản hoàn trả chỉ phải trả sau khi có yêu cầu và hết thời gian đã thỏa thuận đòi hỏi xem xét nội dung cùng chứng cứ gửi yêu cầu. Kết luận về ngày đến hạn phải căn cứ điều kiện thanh toán áp dụng cho khoản tiền đang xét.

Doanh nghiệp nên dùng câu chữ rõ trong thư: hạn phản hồi nhằm xử lý công nợ; mọi thay đổi ngày đến hạn hoặc ưu đãi về lãi phải có thỏa thuận riêng. Cách viết này giúp tránh việc đối tác diễn giải lời đề nghị trả trước một ngày mới thành sự đồng ý gia hạn toàn bộ nghĩa vụ.

5. Tác động của thỏa thuận gia hạn

Điều 421 Bộ luật Dân sự điều chỉnh sửa đổi hợp đồng, còn Điều 376 điều chỉnh miễn thực hiện nghĩa vụ. Vì đây là hai vấn đề khác nhau, khi ký lịch trả tiền mới, các bên phải phân định việc thay đổi thời hạn với việc miễn nghĩa vụ. Văn bản gia hạn vì vậy nên ghi rõ ngày đến hạn mới, phần lãi đã phát sinh, việc tính lãi trong thời gian gia hạn và hệ quả nếu vi phạm lịch mới. [S03]

Giả định đến ngày 20/10 hai bên ký phụ lục, giữ nguyên lãi đã phát sinh từ 16/10 đến hết 20/10, đồng thời gia hạn trả gốc đến 25/10 và thỏa thuận không tính lãi từ 21/10 đến hết 25/10. Ngày 25/10/2026 là Chủ nhật. Ví dụ này giả định các bên có thỏa thuận hợp lệ xác định hết ngày 25/10 là hạn cuối, kể cả khi ngày đó là ngày nghỉ cuối tuần, theo khoản 1 Điều 145 Bộ luật Dân sự. Nếu khoản gốc chưa trả vào cuối ngày 25/10, ngày 26/10 bắt đầu khoảng chậm trả mới theo phụ lục. Nếu áp dụng quy tắc chuyển hạn tại khoản 5 Điều 148, hạn cuối là hết ngày làm việc tiếp theo và ngày bắt đầu chậm trả phải được xác định lại tương ứng. Văn bản phải nói rõ việc ưu đãi trong năm ngày gia hạn là dứt điểm hay phụ thuộc điều kiện thanh toán đúng hạn.

Nếu ưu đãi có điều kiện và điều kiện không hoàn thành, cách tính lại phải theo đúng cơ chế đã thỏa thuận. Người lập bảng không được vừa giữ lãi của khoảng gia hạn trong một dòng vừa cộng lại toàn bộ khoảng cũ trong dòng khác. Mọi khoản đã nhận cũng phải được trừ theo ngày và thứ tự phân bổ đã xác định.

6. Mẫu xác nhận các mốc thanh toán và thời điểm tính lãi

Mẫu tự soạn — Bảng xác nhận quá trình thanh toán và mốc tính lãi

Khoản thanh toán […] [kỳ và nội dung] có giá trị […] [số tiền sau giảm trừ]. Công việc đã được nghiệm thu theo […] [tài liệu, ngày]. Bên giao thầu nhận hồ sơ theo danh mục […] [mã danh mục] vào ngày […] [ngày, giờ và phương thức nhận].

Tài liệu bổ sung gồm […] [tên, phiên bản và lý do bổ sung]. Các bên xác định ảnh hưởng của việc bổ sung đến ngày nhận đủ hồ sơ như sau: […] [ngày và phạm vi tiền chịu ảnh hưởng]. Những nội dung còn bất đồng được ghi riêng tại […] [danh mục tranh luận].

Theo Điều […] [điều khoản], thời hạn trả là […] [số ngày, ngày theo lịch hoặc ngày làm việc], tính từ […] [sự kiện và quy tắc bắt đầu]. Ngày cuối thực hiện nghĩa vụ là […] [ngày]. Ngày chậm trả đầu tiên là […] [ngày], với căn cứ về lịch nghỉ hoặc chuyển hạn tại […] [quy định hoặc thỏa thuận, nếu có].

Văn bản thay đổi thời hạn gồm […] [số, ngày và người ký]. Phần lãi trước gia hạn, trong thời gian gia hạn và sau vi phạm lịch mới được xử lý theo […] [nội dung từng khoảng]. Khoản thực nhận và ngày ghi nhận giảm nợ được thể hiện trong bảng sao kê đối chiếu kèm theo.

Người phụ trách hợp đồng chuẩn bị dòng thời gian; kế toán xác nhận các lần nhận tiền; pháp chế kiểm tra điều kiện đến hạn và hiệu lực của văn bản gia hạn. Nếu hai bên chưa thống nhất, nhà thầu có thể gửi bản của mình kèm chứng cứ và yêu cầu chủ đầu tư chỉ rõ mốc phản đối. Bản đối chiếu một phía vẫn phải được ghi đúng là ý kiến của bên lập.

7. Kết luận về ngày bắt đầu tính lãi và pháp luật chuyển tiếp

Đối với hợp đồng ký trước 01/7/2026 tiếp tục thuộc chế độ cũ, Điều 19, Điều 20 và khoản 2 Điều 43 Nghị định 37/2015/NĐ-CP là các căn cứ xác định điều kiện thanh toán và trách nhiệm chậm trả theo quy định chuyển tiếp. Vì vậy, người lập yêu cầu phải căn cứ điều khoản hợp đồng và tình trạng thực hiện điều kiện của từng khoản để xác định ngày đến hạn. Mốc hiệu lực của luật mới được sử dụng để lựa chọn chế độ chuyển tiếp, còn ngày đến hạn được xác định theo chế độ áp dụng cho chính hợp đồng. [S01] [S02] [S07]

Doanh nghiệp phải xác định ngày bắt đầu tính lãi từ điều khoản thanh toán, ngày nhận đủ hồ sơ, thời hạn trả tiền, văn bản gia hạn và các khoản tiền đã thực nhận. Những căn cứ này cho phép xác định thời điểm bên có nghĩa vụ bắt đầu chậm trả đối với từng khoản tiền. Khi một mốc còn tranh luận, bảng yêu cầu nên thể hiện phương án chính, phương án dự phòng và chênh lệch thời gian, giúp người quyết định đánh giá ngay ảnh hưởng của bất đồng.

Mã biểu mẫu của bài: SP-K03-L04.

Nguồn pháp luật và tài liệu tra cứu

[S01] Luật Xây dựng số 135/2025/QH15 ngày 10/12/2025; hiệu lực chính từ 01/7/2026. Bản văn chính thức

[S02] Nghị định số 210/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 về hợp đồng xây dựng; hiệu lực từ 01/7/2026. Bản ký chính thức

[S03] Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 ngày 24/11/2015; hiệu lực từ 01/01/2017. Toàn văn trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về pháp luật

[S07] Nghị định số 37/2015/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 50/2021/NĐ-CP và Điều 9 Nghị định số 35/2023/NĐ-CP. Nguồn lịch sử chỉ dùng cho nhánh chuyển tiếp được phân tích trong bài. Văn bản gốc và thông tin liên quan

[S11] Nghị định số 207/2026/NĐ-CP ngày 15/6/2026 về quản lý chất lượng, thi công và bảo trì công trình xây dựng; hiệu lực từ 01/7/2026. Bản ký chính thức

[S12] Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15; sử dụng quy định về thông điệp dữ liệu theo trạng thái áp dụng tại ngày 26/10/2026. Văn bản chính thức