Minh họa các nội dung sự kiện, thông báo, thỏa thuận.
Thông báo phát sinh công việc là điểm nối giữa sự kiện ngoài hiện trường và quyết định của bên giao thầu. Một văn bản chỉ ghi “có phát sinh, đề nghị giải quyết” thường chưa đủ để người nhận xác định việc gì thay đổi, thời điểm cần trả lời và hậu quả nếu chậm xử lý. Nội dung thông báo phải giúp các bên đưa ra quyết định trước khi chi phí hoặc ảnh hưởng tiến độ tiếp tục tăng.
Cơ sở pháp lý của thông báo
Khoản 4 Điều 4 Nghị định 210/2026/NĐ-CP yêu cầu kiến nghị, đề xuất, yêu cầu và ý kiến trong quản lý hợp đồng được thể hiện bằng văn bản, gồm thông điệp dữ liệu phù hợp pháp luật giao dịch điện tử. Văn bản phải nêu căn cứ, cơ sở, hiệu quả nếu có và thời hạn trả lời theo thỏa thuận, đồng thời gửi đúng địa chỉ giao dịch hoặc trao đổi thông tin đã xác lập.
Điều 84 Luật Xây dựng 135/2025/QH15 yêu cầu sửa đổi hợp đồng bằng văn bản trong thời gian hợp đồng có hiệu lực. Điều 22 Nghị định 210 quy định nội dung và thủ tục sửa đổi. Vì vậy, thông báo có thể mở đầu quá trình xử lý nhưng chưa mặc nhiên là văn bản chấp thuận tăng giá, giao thêm việc hoặc gia hạn.
Khung trên có hiệu lực từ 01/7/2026. Hợp đồng cũ chịu khoản 7 Điều 95 của luật và Điều 33 Nghị định 210. Thời hạn dành riêng cho đầu tư công, PPP không áp dụng bắt buộc cho mọi hợp đồng tư nhân.
Nêu sự kiện và phần nghĩa vụ thay đổi
Người lập thông báo cần mô tả công việc, vị trí, ngày phát hiện và tài liệu liên quan. Nếu có bản vẽ mới, văn bản dẫn đúng mã, phiên bản và ngày nhận; nếu phát hiện điều kiện hiện trường khác hồ sơ, cần có ảnh, số đo hoặc biên bản tương ứng. Mô tả phải cho phép người không trực tiếp có mặt hiểu được điều đã xảy ra. Nếu yêu cầu mới thay đổi chất lượng hoặc phép thử, thông báo chỉ rõ tiêu chuẩn kỹ thuật và phiên bản áp dụng đã thỏa thuận trước đó cùng nội dung được đề nghị thay thế.
Tiếp đó, nhà thầu đối chiếu nghĩa vụ ban đầu với công việc được yêu cầu hiện tại. Ví dụ, chỉ ghi “bổ sung chống thấm” sẽ khó kiểm tra hơn việc xác định khu vực nào, cấu tạo cũ, cấu tạo mới và văn bản yêu cầu. Bước phân loại phát sinh xây dựng giúp tách thay đổi phạm vi khỏi đo lại khối lượng, biến động giá hoặc khắc phục sai sót.
Nếu chưa đủ dữ liệu kết luận, thông báo nên trình bày phần đã biết và yêu cầu làm rõ phần chưa biết. Thông báo phải xác định nguyên nhân trước khi quy trách nhiệm chi phí. Một câu chung “bảo lưu mọi phát sinh” không thay thế việc nhận diện sự kiện và quyền đang yêu cầu.
Đề nghị quyết định cụ thể thay vì chỉ báo khó khăn
Mỗi thông báo nên chỉ ra quyết định cần nhận: xác nhận phạm vi, phát hành bản vẽ, chấp thuận phương án, thống nhất nguyên tắc giá hoặc xử lý tác động tiến độ. Nếu cần nhiều quyết định, người gửi tách nội dung và nêu mối phụ thuộc. Quyết định kỹ thuật phải có trước bước nào? Chốt đơn giá muộn sẽ ảnh hưởng đặt hàng hay thi công ra sao?
Khoản 3 Điều 23 Nghị định 210 yêu cầu thống nhất đơn giá hoặc nguyên tắc, phương pháp xác định đối với phát sinh hợp lý để sửa đổi hợp đồng trước khi thực hiện. Khi chưa có giá cuối, nhà thầu vẫn có thể đề xuất cơ sở tính, tài liệu đầu vào và thời điểm hoàn thiện. Đề nghị “cho làm trước, quyết toán sau” để trống quá nhiều điều kiện của khoản thanh toán.
Thẩm quyền quyết định phải được xác định từ hợp đồng, thông báo đại diện và ủy quyền. Nhà thầu cần gửi tới đầu mối giao dịch đã thỏa thuận, đồng thời cung cấp bản sao cho người xử lý kỹ thuật khi cần. Nhà thầu phân biệt xác nhận chuyên môn với quyết định sửa nghĩa vụ giá, thời gian.
Trình tác động ban đầu và phương án hạn chế
Thông báo ban đầu nên nêu phần công việc bị ảnh hưởng, thời điểm dự kiến thực hiện và dữ liệu hiện có về chi phí. Khi tác động chưa kết thúc, người lập xác định các thông tin sẽ cập nhật. Nhà thầu phải gửi đúng thời hạn hợp đồng dù chưa xác định đủ số tiền.
Ảnh hưởng tiến độ cần gắn với hoạt động cụ thể. Một bản vẽ phát hành chậm có thể tác động mua sắm, gia công hoặc trình tự lắp đặt; thời gian chậm của đầu vào chưa tự bằng thời gian gia hạn. Nhà thầu trình cả công việc có thể tiếp tục và biện pháp giảm ảnh hưởng, để bên giao thầu chọn phương án phù hợp trước khi đường găng bị tác động.
Thông báo cũng phải tách chi phí tăng với phần tiết giảm. Khi thay một thiết bị, hồ sơ xác định thiết bị cũ đã đặt hay chưa, có thể sử dụng cho vị trí khác không và khoản nào được loại khỏi giá. Cách trình bày này hỗ trợ xử lý công việc ngoài hợp đồng trên giá trị thực của thay đổi, tránh cộng phần mới mà giữ nguyên toàn bộ phần bị thay thế.
Phản hồi và diễn biến sau thông báo
Đối với đầu tư công, PPP, điểm b khoản 4 Điều 4 đặt thời hạn trả lời tối đa bảy ngày làm việc theo phạm vi quy định. Nếu là đề nghị sửa đổi hợp đồng, điểm b khoản 4 Điều 22 cũng yêu cầu trả lời trong bảy ngày làm việc. Còn khi văn bản thực chất là khiếu nại về vi phạm, khoản 4 Điều 21 dùng thời hạn bảy ngày. Thời hạn thông báo và phản hồi phải được lựa chọn theo đúng nội dung văn bản.
Bên gửi lưu chứng cứ nhận, phản hồi và tài liệu đính kèm. Nếu chưa được trả lời, văn bản tiếp theo nên dẫn thông báo trước, nêu việc đang chờ quyết định và tác động mới. Sự im lặng không tự tạo chấp thuận cho toàn bộ giá trị yêu cầu theo các điều khoản nêu trên. Việc dừng hay tiếp tục công việc phải dựa trên nghĩa vụ, căn cứ và thủ tục tương ứng.
Tình huống giả định về thay vật liệu hoàn thiện
Chủ đầu tư yêu cầu đổi loại đá sảnh khi nhà thầu chưa đặt hàng. Thông báo của nhà thầu cần dẫn yêu cầu mới, so sánh thông số hai loại đá, chỉ ra phần mẫu cần duyệt và thời điểm đặt hàng. Nhà thầu trình chênh lệch dự kiến sau khi trừ giá trị đá cũ, kèm ảnh hưởng thời gian cung ứng và đề nghị quyết định trước mốc đặt hàng.
Nếu tư vấn mới chỉ xác nhận mẫu phù hợp kỹ thuật, nhà thầu tiếp tục hoàn thiện việc chấp thuận giá và tiến độ theo thẩm quyền. Khi các bên thống nhất, văn bản sửa đổi phải nhận diện đúng phạm vi đã thông báo. Trường hợp thuộc đầu tư công, PPP và cần điều chỉnh thiết kế hoặc chi phí, bên giao thầu thực hiện các thủ tục đó trước khi giao kết sửa đổi theo điểm d khoản 4 Điều 22.
Kết luận
Thông báo phát sinh tốt phải nối sự kiện, nghĩa vụ thay đổi, tác động và quyết định cần nhận. Nhà thầu gửi đúng địa chỉ, đúng thời hạn, cập nhật dữ liệu và theo việc đến khi có kết quả rõ ràng. Bên giao thầu phản hồi bằng nội dung có thể thực hiện, giúp công trường triển khai trên cơ sở kỹ thuật và hợp đồng thống nhất.
Bình luận